Die neue Art der Datenvisualisierung und Aufbereitung von Microsoft: Power BI
8. Januar 2024 in Tutorials
In einer Zeit, in der die Auswertung von Unternehmensdaten elementar ist, kennen Sie bestimmt folgende Situation: Monatlich muss ein und derselbe Report manuell in Excel erstellt werden, damit er als nächstes per E-Mail verschickt werden kann. Der ganze Prozess bringt folgende Nachteile mit sich:
- Er ist monoton
- Viel Arbeitsaufwand ist nötig
- Niemand will solche Tasks wirklich bearbeiten.
Hinzu kommt, dass das Endprodukt dann einfach nur eine statische Visualisierung ohne irgendwelche Interaktion ist.
Damit ist nun Schluss! Microsoft hat vor ca. drei Jahren ein Produkt eingeführt, welches genau diese Prozesse automatisiert und dem Anwender die Möglichkeit der Interaktion bietet: Microsoft Power BI!
Was ist Power BI genau?
Microsoft Power BI (BI ist die Abkürzung für Business Intelligence) gehört zur Office 365 Suite. Das Angebot umfasst verschiedene cloudbasierte Business-Analytics-Tools, mit denen der Software-Hersteller auf die BI 3.0 Welle antwortet, bei welcher der Endkonsument im Fokus der Datenaufbereitung und -visualisierung steht. Im Grunde genommen nutzt das MS Power BI-Tool auch nur bereits existierende Produkte aus der Microsoft Welt, welche punktuell erweitert wurden. So besteht Power BI im Kern aus:
- Microsoft Power Query: Dieser Dienst ermöglicht es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu finden und zu kombinieren.
- Microsoft Powerpivot: Die Möglichkeit, Pivottabellen in Excel zu erstellen wird beim Power BI genutzt, um eine Konzipierung von anspruchsvollen Datenmodellen zu erleichtern.
- Microsoft Power View: Anwender erstellen damit interaktive Reports.
Zudem kommt zur Datenaufbereitung nebst Microsoft Power Query auch die aus Excel bekannte Sprache DAX zum Einsatz. Diese ermöglicht es dem Anwender, die bekannten Excel-Formeln zu verwenden.
Damit Sie die fertigen Reports dann nicht wieder per E-Mail versenden müssen, bieten die Microsoft BI-Tools eine Plattform zur Publikation der erstellten Dokumente. Zugriffsrechte auf die Reports können Sie anschließend über das Active Directory steuern.
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Für was brauchen Sie Microsoft Power BI?
Das BI-Tool können Sie überall dort einsetzen, wo Daten ausgewertet, visualisiert und verteilt werden müssen. Zu den typischen Anwendungsbereichen gehört somit alles, was in irgendeiner Weise mit Reporting zu tun hat.
Der große Vorteil an Microsoft Power BI ist, dass es Daten aus verschiedenen Quellen aggregieren und aktualisieren kann. Somit müssen Sie einen Report nur einmal erstellen – die Aktualisierung der zu Grunde liegenden Daten wird anschließend vom BI-Reporting-Tool übernommen und der Bericht ist immer topaktuell. Dadurch können Sie sich in Ihrem Unternehmen wiederkehrenden Arbeitsaufwand sparen und Ihrengestellten haben die Möglichkeit, sich auf wichtigere Tasks zu fokussieren.
Der aufmerksame Leser stellt sich nun vielleicht die Frage, was denn alles als Datenquelle zur Verfügung steht. Die Antwort ist: So ziemlich alles! Egal ob es lokale CSV oder Excel-Files, SQL, Oracle, SAP oder Webdienste sind. Microsoft hat zu ziemlich allem eine Schnittstelle gebaut. Sogar Echtzeit-Analysen von Streaming Data sind möglich.
Vorteile gegenüber Excel oder anderen Tools
Das Microsoft Business Intelligence-Produkt positioniert sich in der Nische zwischen Excel und den komplizierten Visualisierungstools, welche viele Hersteller anbieten.
Microsoft Power BI ist aufgrund folgender Vorteile sicherlich mächtiger als Excel:
- Automatische Datenaktualisierung
- Interaktionsmöglichkeiten
- Publikationsplattform
Da ein Großteil der Funktionen ursprünglich aus Excel stammt, ist das Business Intelligence-Tool außerdem denkbar einfach zu lernen und zu nutzen. Und genau dies ist der große Vorteil gegenüber den komplizierten und teuren Lösungen anderer Anbieter: Self-Service-BI.
- Anwender arbeiten mit praktischen Werkzeugen wie Dashboards, die über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen.
- Jeder Endnutzer hat aufgrund der tiefen Eintrittsschwelle und der steilen Lernkurve die Möglichkeit, selbst Reports zu erstellen und zu publizieren.
- Sie sind in Ihrem Unternehmen nicht mehr auf externe Engineers oder Consultants angewiesen, um Reports zu erstellen.
Als weiterer Pluspunkt ist zu erwähnen, dass der Zugriff auf die Power BI-Reports nicht nur über den Browser, sondern ebenso über mobile Endgeräte möglich ist. Denn Microsoft Power BI ist responsive. Somit können Sie das Tool bequem auch auf Tablets und/oder Smartphones verwenden!
