Doppelte Werte aus Excel-Dateien löschen

6. Mai 2019 in Excel

Fehlersuche in Excel

Ohne Excel aus der Microsoft Office-Familie kommt fast kein Büro aus. Immer wenn es darum geht, irgendwelche Listen anzulegen, kommt das praktische Organisationstalent zum Einsatz. Verwendung findet es unter anderem für

  • Kundendaten
  • Bestandslisten
  • To-do-Listen

Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Liste pflegen, ist es nicht auszuschließen, dass sich der eine oder andere Eintrag doppelt findet.

Es empfiehlt sich daher, jede Tabelle regelmäßig auf doppelte Einträge zu untersuchen und diese gegebenenfalls zu löschen. Das muss selbstverständlich nicht manuell erfolgen. Unser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Excel doppelte Werte finden, markieren und löschen – alles innerhalb weniger Sekunden.

In Excel doppelte Werte anzeigen

Um bei Excel doppelte Einträge löschen zu können, müssen Sie sie zunächst finden. Am einfachsten geht das mit Hilfe der bedingten Formatierung. Als Beispiel verwenden wir diese Tabelle mit fiktiven Kundendaten:

Um die Datei auf doppelte Einträge zu untersuchen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Spalte, anhand deren Sie ein Duplikat identifizieren können. In unserem Fall ist das die Spalte Kunden-Nr.

2. Klicken Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ auf die Schaltfläche „bedingte Formatierung“..

3. Im sich dann öffnenden Untermenü gehen Sie auf „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und anschließend auf „doppelte Werte“.

4. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster die gewünschte Formatierung (wir haben es beim standardmäßig eingestellten Rot belassen) und klicken Sie auf „OK“. Nun werden alle Duplikate angezeigt.

Für die bessere Lesbarkeit der Datensätze sortieren wir die Adressen nach der Spalte Kunden-Nr. Bei der Sortierung gehen wir in 2 Schritten vor.

  1. Schritt: Sortieren der Kunden.-Nr. nach Zellfarbe
    Mit diesem Sortiervorgang werden alle Duplikate an den Beginn der Liste gestellt. Der Vorteil dabei ist, dass Sie sehr langen Listen nicht durchscrollen müssen und evtl. Duplikate übersehen.
  2. Schritt: Sortieren der Kunden.-Nr. nach Werten aufsteigend.
    Der Vorteil ist, dass die jeweiligen Duplikate untereinander stehen und sie so einen besseren Überblick haben, ob es sich wirklich um Duplikate handelt.

Und so gehen Sie vor:

  1. Stellen Sie sicher, dass sich ihr Cursor in der Tabelle befindet.
  2. Klicken Sie im Start-Register „Start“ in der Gruppe „Bearbeiten“ auf die Schaltfläche „Sortieren und Filtern “ und dort auf „benutzerdefiniertes Sortieren“.
  1. Wählen Sie dort bei Sortieren nach die Spalte Kunden-Nr. aus.
  2. Statt Sortieren nach Zellwerte wählen Sie Zellenfarbe und als Reihenfolge wählen sie die Farbe aus, die die bedingte Formatierung den Duplikaten zugewiesen hat (hier: hellrot)
  3. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „Ebene hinzufügen“ und geben dort die Reihenfolge „Kunden-NR / Zellwerte / Nach Größe aufsteigend“ an
  4. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit ok

Nun können Sie entscheiden, welche Datensätze Sie löschen möchten.

Excel Duplikate entfernen

Wenn Sie Dubletten ohne vorherige persönliche Kontrolle sofort löschen wollen, dann nutzen Sie die Funktion Duplikate entfernen.

Das Löschen doppelter Einträge funktioniert wie folgt:

1. Aktivieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb Ihrer Tabelle

2. Klicken Sie im Reiter „Daten“ in der Menügruppe „Datentools“ auf „Duplikate entfernen“

3. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, in welchen Spalten nach doppelten Werten gesucht werden soll.

4. Klicken Sie nach dem Treffen der Auswahl auf „OK“

5. Excel bestätigt Ihnen das löschen der Duplikate. Allerdings erhalten Sie keine Informationen darüber, welche Datensätze gelöscht wurden.

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