Ohne Excel aus der Microsoft Office-Familie kommt fast kein Büro aus. Sobald Informationen übersichtlich in einer Liste angelegt werden sollen, wird das praktische Organisationstool verwendet. Besonders beliebt ist es bei folgenden Inhalten:
Wenn jedoch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Liste arbeiten bzw. diese pflegen, passieren schnell doppelte Einträge. Das kann insofern zu Unstimmigkeiten führen, als dass erledigte Aufgaben oder Aufträge noch immer in der Datei auftauchen, da sie nur einmal gelöscht wurden.
Sie sollten daher jede Excel-Tabelle regelmäßig auf doppelte Einträge (Duplikate) untersuchen und diese bei Bedarf löschen. Das muss selbstverständlich nicht immer manuell erfolgen. Unser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Excel doppelte Werte finden, markieren und löschen. Innerhalb weniger Sekunden können Sie in Excel Duplikate ganz bequem entfernen und müssen sich nicht mehr über doppelt oder gar dreifach abgelegte Informationen ärgern.
📌 Doppelte Werte finden: Markieren Sie den gewünschten Datenbereich und wählen Sie Start → Bedingte Formatierung → Regeln zum Hervorheben von Zellen → Doppelte Werte.
📌 Duplikate automatisch entfernen: Wählen Sie Daten → Datentools → Duplikate entfernen und legen Sie fest, welche Spalten bei der Prüfung berücksichtigt werden sollen.
📌 Nicht jeder doppelte Wert ist ein Duplikat: Prüfen Sie vor dem Löschen, ob mehrfach vorkommende Werte tatsächlich überflüssig sind – derselbe Kunde kann beispielsweise mehrere unterschiedliche Aufträge haben.
📌 Datenverlust vermeiden: Erstellen Sie vor dem Löschen eine Sicherheitskopie und prüfen Sie die markierten Einträge sorgfältig.
📌 Praxis-Tipp: Nutzen Sie zuerst die bedingte Formatierung, um Duplikate sichtbar zu machen, bevor Sie diese endgültig aus Ihrer Excel-Tabelle entfernen.
Auf den ersten Blick sieht die Tabelle sehr übersichtlich und strukturiert aus. Wenn Sie nun die Excel-Datei auf doppelte Werte untersuchen wollen, um Duplikate entfernen bzw. löschen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
Im Anschluss können Sie entscheiden, welche Duplikate aus den Spalten und Zeilen Sie aus der Excel-Tabelle entfernen wollen. In unserem Beispiel wären das die Zeilen 5 und 13. Sie sehen in den Zeilen 3 und 7 zwar ebenfalls eine Markierung, jedoch handelt es sich hierbei zwar um denselben Kunden, allerdings um unterschiedliche Aufträge. Dies erkennen Sie anhand der Auftragsnummer.
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Anders sieht es jedoch bei sehr umfangreichen Listen aus. Duplikate in Excel finden geht zwar ganz einfach, wenn die Fehler hinterher aber nicht direkt ins Auge springen, werden sie oft übersehen. Eine Möglichkeit ist, sich alle Einträge anzusehen, die von Excel als Duplikate markiert wurden, bevor Sie diese entfernen.
Wir empfehlen dringend, vor jedem Löschvorgang die entsprechende Tabelle mit Hilfe der bedingten Formatierung zu durchsuchen und so festzustellen, ob wirklich alle von Excel als doppelte Werte angezeigten Inhalte auch wirklich gelöscht werden können. Zudem sollten Sie eine Sicherheitskopie anfertigen. So haben Sie die Ursprungsdatei in jedem Fall noch vorliegen und können aus Versehen gelöschte Spalten oder Zeilen zur Not manuell wieder einfügen.
Vergessen Sie jedoch nicht, die zu löschenden Inhalte genau zu überprüfen und vorher eine Sicherheitskopie anzulegen, um keine wichtigen Daten zu verlieren!
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Autorin des Beitrags
Ulrike Stammann
Expertin für Microsoft 365, CoPilot, SharePoint & Co.
Trainerin und Coach für Microsoft 365.
Fokus auf SharePoint, Teams und Copilot – mit dem Ziel, diese Tools im Arbeitsalltag wirksam zu machen.
Ulrike sagt über sich selbst: "Ich arbeite praxisnah, strukturiert und an realen Use Cases orientiert. Dabei geht es nicht um Funktionswissen, sondern um nachhaltige Anwendung nach dem Training. Flexibilität ist ein zentrales Prinzip meiner Arbeit."
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