Eine automatische E-Mail Weiterleitung in Outlook einrichten

19. Dezember 2016 in Outlook

Automatische E-Mail Weiterleitung in Outlook

Empfangene E-Mails in Outlook automatisch weiterzuleiten, funktioniert denkbar einfach. Alles, was Sie dafür tun müssen, ist lediglich eine sogenannte Regel im Mail-Programm zu erstellen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, gezielt festzulegen, unter welchen Bedingungen eine E-Mail beispielsweise an ein anderes E-Mail Konto weitergeleitet bzw. umgeleitet werden soll. Wir erklären Ihnen im Detail, welche Schritte für eine automatische Outlook Weiterleitung nötig sind.

So gelangen Sie in die Einstellungen der automatischen Weiterleitung von Outlook

Um Mails mit Microsoft Outlook 2010 automatisch weiterzuleiten, gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in der Programmleiste oben links auf die Schaltfläche „Start“ und anschließend oben im Menü auf den Reiter „Regeln“.
Outlook Regeln
  1. Wählen Sie als nächstes „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“ aus, damit sich das entsprechende Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ öffnet. Klicken Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche „Neue Regel…“.
Outlook Regeln und Benachrichtigungen
  1. Nun öffnet sich der „Regel-Assistent“, in dem Sie Ihre E-Mail Weiterleitung in Outlook entsprechend einrichten können.
Outlook Regel-Assistent

So gelangen Sie in die Einstellungen der automatischen Weiterleitung von Outlook

Um Ihre gewünschte Regel einzurichten, gehen Sie am besten wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im „Regel-Assistent“ unter dem Abschnitt „Regel ohne Vorlage erstellen“ auf „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.
Outlook Regel ohne Vorlage

In diesem Schritt können Sie außerdem ebenfalls festlegen, ob Ihre Nachrichten unter bestimmten Kriterien von Outlook weitergeleitet werden sollen, indem Sie zum Beispiel einen speziellen Absender oder Betreff bestimmen. Hierfür können Sie verschiedene Bedingungen für die Outlook Weiterleitung auswählen, so unter anderem

  • „die von einer Person/einer öffentlichen Gruppe kommt“,
  • „mit bestimmten Wörtern im Betreff“ oder
  • „die nur an mich gesendet wurde“.
Outlook Bedingungen auswählen

Um eine oder mehrere Bedingungen anzuwenden, setzen Sie einfach ein Häkchen bei Ihrer gewünschten Option und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Möchten Sie allerdings grundsätzlich all Ihre Nachrichten automatisch in Outlook weiterleiten, müssen Sie an dieser Stelle keine weitere Option anwählen und einfach nur auf „Weiter“ klicken. Ein Fenster erscheint, in dem Sie zur Sicherheit noch einmal mit „Ja“ bestätigen müssen, dass es korrekt ist, dass Ihre Regel auf alle von Ihnen empfangenen Nachrichten angewendet wird.

Outlook Regel auf alle Nachrichten anwenden
  1. Jetzt können Sie sich aussuchen, was mit Ihren von Outlook automatisch weitergeleiteten Nachrichten passieren soll. Hierfür können Sie erneut verschiedene Aktionen auswählen, so zum Beispiel
  • „diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten“
  • „diese umleiten an eine Person/eine öffentliche Gruppe“
  • „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“.
Outlook Regel mit Aktion auswählen

Zur Erklärung: Zwischen einer E-Mail Weiterleitung in Outlook und einer Outlook Umleitung besteht ein wichtiger Unterschied.

  1. a) Die Weiterleitung dafür sorgt dafür, dass Ihrem Empfänger, auf dessen Konto Sie Ihre Outlook Mails automatisch weiterleiten, angezeigt wird, dass eine E-Mail weitergeleitet wurde. Hierfür wird die Angabe „WG:“ am Anfang der Betreffzeile hinzugefügt und die Formatierung geändert. Außerdem bleibt eine Kopie der Nachricht, die Sie erhalten haben, in Ihrem Posteingang vorhanden.
  2. b) Bei einer Umleitung werden Ihre empfangenen Nachrichten unverändert an das von Ihnen angegebene Konto umgeleitet, sodass Ihre Empfänger nicht feststellen können, dass die empfangenen Nachrichten über Ihr Konto übermittelt wurden. Auch wenn Sie eine Outlook Mail umleiten, bleibt eine Kopie der Nachricht in Ihrem Posteingang erhalten. Allerdings benötigen Sie für eine Umleitung ein Konto des Microsoft Exchange Servers.

Diese Faktoren sollten Sie bei den Einstellungen Ihrer Outlook Weiterleitung entsprechend berücksichtigen.

In unserem Beispiel setzen wir ein Häkchen bei der Option „diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten“, um alle Nachrichten automatisch an einen bestimmten Kontakt weiterzuleiten.

  1. Hierzu wählen wir im nächsten Schritt den blau markierten Text „einer Person/einer öffentlichen Gruppe“ im unteren Bereich des Fensters an.
Outlook Regelbeschreibungen bearbeiten
  1. Nun können Sie Ihren gewünschten Kontakt auswählen, oder alternativ direkt unten im Feld „An ->“ eine entsprechende E-Mail Adressen für die Outlook Weiterleitung eingeben und anschließend mit „OK“ bestätigen. Nun erscheint die E-Mail Adresse Ihres gewünschten Kontakts unten im blau hinterlegten Bereich des Fensters.
  2. Schließlich können Sie noch festlegen, ob und wenn ja welche Nachrichten Sie von Ihrer angewendeten Regel ausschließen möchten. Das kann zum Beispiel bei besonders wichtigen E-Mails, oder bei Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Text der Fall sein. Sie haben unter anderem die Wahl aus folgenden Optionen:
  • „außer mit bestimmten Wörtern im Betreff“
  • „außer wenn mit Wichtigkeit markiert“
  • „außer wenn mit Vertraulichkeit markiert“
  • uvm.
Outlook Regelausnahmen erstellen

Wenn Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Weiter“.

  1. Im letzten Schritt empfiehlt es sich, die mit Häkchen markierten Optionen im „Regel-Assistent“ so zu belassen, wie sie sind.
Outlook Regel fertig stellen
  1. Um Ihre Regel für die Outlook Weiterleitung mit all Ihren ausgewählten Optionen anzuwenden, müssen Sie lediglich noch auf „Fertig stellen“ klicken. Ab sofort werden Ihre E-Mails nach Ihren Wünschen weitergeleitet.

Wenn Sie die richtigen Tastenkombinationen anwenden, geht Ihnen die Arbeit in Microsoft Outlook in Zukunft noch schneller von der Hand. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber „Microsoft Outlook – Die wichtigsten Tastenkombinationen“.

Fazit

Es gibt viele Mitarbeiter, die dienstliche E-Mails an andere Postfächer weiterleiten. Grund dafür kann zum Beispiel die Urlaubsvertretung durch andere Kollegen sein, damit dafür gesorgt ist, dass während längerer Abwesenheiten entsprechend auf Kundenanfragen reagiert werden kann. Soweit Sie Ihre Nachrichten unternehmensintern auf demselben E-Mail-Server weiterleiten, ist dies völlig in Ordnung.

Leiten Sie dienstliche E-Mails allerdings an ein privates E-Mail-Postfach außerhalb Ihrer Firma weiter (z.B. Googlemail, Web.de oder GMX), verlassen diese den geschützten Bereich und laufen Gefahr, ins Visier von Hackerangriffen und Datendiebstahl zu geraten. Um Nachrichten mit vertraulichen Inhalten vor solchen Bedrohungen zu schützen, sollten Sie eine private E-Mail Weiterleitung also idealerweise vorab grundsätzlich mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten absprechen, damit es im Nachhinein keinen Ärger gibt.

Ihr Seminaranbieter

AS Computertraining München Logo

Tel.: +49 (0) 89 45 06 63 16
E-Mail: training@as-computer.de

AS Computertraining ist seit über 25 Jahren für Kunden aus München und ganz Deutschland Ansprechpartner im Bereich IT Schulungen, Projektmanagement und Soft Skills.

Empfohlen

Outlook Kurse

Outlook Kurse
Outlook Kurse für Anfänger oder Fortgeschrittene.

Weitere Beiträge

Monatlich Tipps & Tricks direkt via Mail

Bleiben Sie mit neuen und innovativen Tipps immer einen Schritt voraus.

Outlook Kurse

Outlook Kurse für Anfänger oder Fortgeschrittene.