Rechnen mit Microsoft Excel – Wichtige Excel-Formeln, die Ihnen viel Zeit bei der Arbeit sparen: Teil 1

Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel 2016 bietet Ihnen eine riesige Funktionenvielfalt für sowohl einfache als auch komplexe Formeln verschiedenster Arbeitsbereiche. Im folgenden Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick über Grundlagen und verschiedene Rechenmethoden anhand einer Umsatz-Quartalsübersicht geben.

Der eigentliche Sinn von Excel ist das Rechnen. Bevor wir komplexere Excel-Formeln verwenden, wollen wir uns zuerst einmal die Grundrechenarten im Tabellenkalkulationsprogramm ansehen, denn schon hier kann man mit ein paar Tipps effizienter und stressfreier arbeiten.

Um eine Formel einzugeben, starten Sie mit einem Gleichheitszeichen. Das „=“ gibt Excel zu verstehen, dass gerechnet werden soll. Wenn Sie eine Tastatur mit Nummernblock verwenden, finden Sie die Rechenzeichen dort (am oberen und rechten Rand). Ansonsten geben Sie die Rechenzeichen über die normale Tastatur ein, wozu Sie teilweise die Shift-Taste benötigen.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um mit Excel-Formeln zu rechnen:

a) In einer Zelle rechnen:

Für eine schnelle Berechnung können Sie die Excel-Formel direkt in eine einzige Zelle eingeben – wie beim Taschenrechner, nur dass Sie das „=“ eben gleich an den Anfang setzen.

Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.

In der Zelle wird Ihnen nun das Ergebnis der Berechnung angezeigt. Dahinter steht aber nach wie vor die eingegebene Formel. Sie ist in der sogenannten Bearbeitungszeile zwischen den Symbolleisten und der Tabelle zu sehen, bzw. kann mit einem Doppelklick auf die „6“ auch direkt in der Zelle wieder sichtbar gemacht werden.

Sowohl in der Bearbeitungszeile als auch direkt in der Zelle können Sie die Excel-Formel nun ggf. korrigieren. Dabei müssen Sie jede Änderung wieder mit Enter bestätigen.

Wenn Sie nur die Formel überprüfen wollten und keine Änderung vorgenommen haben, verlassen Sie die Formel stattdessen mit der Escape-Taste ESC.

b) Mit Zellen rechnen:

Für gewöhnlich liegen die Werte in einer Tabellenkalkulation bereits tabellarisch in einzelnen Zellen vor. Wie Sie Ihre wichtigen Daten am besten sortieren und verwalten, können Sie in unserem Beitrag „So verwenden Sie Excel richtig“ nachlesen.

Wir wollen nun in Zelle B5 die Januar-Werte aller drei Standorte zusammenzählen. Diese Zellen – B2, B3 und B4 – sind unsere Zellbezüge, also die Zellen, die für die Berechnung verwendet werden sollen.

1. Beginnen Sie die Formeleingabe in Zelle B6 mit einem „=“.
2. Geben Sie die Zellbezüge an und verbinden Sie diese mit dem passenden Rechenzeichen: „=B2+B3+B4“.
3. Schließen Sie die Eingabe mit Enter ab.

Als Ergebnis wird Ihnen nun die Summe der Umsätze angezeigt: 1560.

Um die Zellbezüge in Ihrer Excel-Formel anzugeben, können Sie, nachdem Sie die Formeleingabe mit „=“ begonnen haben,

1. die Zell-Adressen eintippen (Groß- und Kleinschreibung ist nicht wichtig).
2. die zu verwendende Zelle mit der Maus anklicken.
3. mit den Cursortasten (Pfeiltasten) zur gewünschten Zelle springen.

Das Anklicken oder Hinspringen mit den Cursortasten setzt automatisch die Zellbezüge in der Formel ein.

Solange Sie noch nicht das nächste Rechenzeichen eingegeben haben, können Sie die Zellbezüge sowohl mit der Maus als auch mit den Cursortasten verändern.

Das bedeutet, dass Sie mit der Maus und den Cursortasten nach Eingabe des letzten Zellbezugs nicht aus der Formel herauskommen. Stattdessen verändern Sie nur den jeweils letzten Zellbezug.

Um die Excel-Formel abzuschließen, müssen Sie also mit Enter bestätigen. (Alternativ können Sie noch die Tabulator-Taste Tab verwenden. Diese bestätigt ebenfalls die Eingabe, springt danach aber nicht eine Zelle nach unten, sondern nach rechts).

Das (unbeabsichtigte) Verändern von Formeln mit Maus oder Cursortasten ist eine häufige Fehlerquelle in Excel – übrigens auch bei fortgeschrittenen Benutzern. Gewöhnen Sie sich also am besten an, alle Arten von Eingaben nur mit Enter oder Tab abzuschließen – nicht nur bei Formeln, sondern auch bei Zahleneingaben.

Danach können Sie die Maus oder die Cursortasten wiederverwenden, um in Ihrem Tabellenblatt herumzuspringen.

c) Mit Zellen und Zahlen rechnen:

Sie können in Ihren Formeln Zellbezüge und feste Werte kombinieren, zum Beispiel in einer Formel, die zum Gesamtumsatz in Zelle B6 die Mehrwertsteuer in Höhe von 19 addiert:

„=B6*1,19“ oder alternativ „=B6*119“

d) Zellen und Zahlen verwenden?:

In der Praxis versucht man, möglichst jeden Wert in einer Zelle abzubilden und dann mit der Zell-Adresse in Excel weiterzurechnen, anstatt den fixen Wert dafür zu verwenden. Der Vorteil dabei ist, dass man den verwendeten Wert übersichtlich in der Zelle sieht. Außerdem passt sich umgehend die gesamte Kalkulation an, wenn diese Zelle verändert wird, ohne dass alle einzelnen Excel-Formeln erneut angepackt werden müssen.

Ändert sich nur eine einzige Zelle in der Kalkulation, berechnet Excel im Hintergrund sämtliche Formeln der ganzen Datei neu – es könnte ja sein, dass sich eine oder mehrere Zellen mit Formeln auf die soeben geänderte Zelle beziehen.

Die Umrechnung von Umsätzen in eine fremde Währung mit dem täglich schwankenden Umrechnungskurs ist so in Sekunden aktualisiert.