Excel – Bedingte Formatierung richtig angewendet

10. Februar 2016 in Excel

Eine Illustration von Puzzleteilen, einer Lampe, einem Auge, einer Uhr und einem Zahnrad

Große Datenmengen in Excel sind ein Problem! Das denken zumindest viele, die einen kurzen Blick darauf werfen. Wie findet man schnell die Daten, die man braucht? An dieser Stelle kommt die bedingte Formatierung zum Einsatz, denn das Werkzeug hebt bestimmte Informationen hervor und markiert sie.

1. Alle Zellen formatieren

Um sich leichter einen Überblick über große Datenmengen zu verschaffen, kann eine grafische Unterscheidung eine wesentliche Erleichterung sein. So lassen sich zum Beispiel alle Zellen anhand ihrer jeweiligen Werte formatieren. Dazu denjenigen Bereich aus der Excel-Tabelle markieren, der formatiert werden soll und direkt auf der Startseite (eng: Home) findet sich der Befehl „Bedingte Formatierung“ (eng: Conditional Formatting). Darauf klicken und danach eine „Neue Regel“ anwenden. Beachten Sie dabei, dass der Typ „Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren“ eingestellt ist, damit die Formatierung auch auf jede markierte Zelle angewendet wird.

Ein Excel-Datenblatt in dem die Funktion "Neue Regel" ausgewählt ist

Farben und Farbverläufe

Farben und Farbverläufe veranschaulichen die unterschiedliche Bedeutung einzelner Werte markant. Unterschiedliche Temperaturen in verschiedenen Städten oder Regionen lassen sich so zum Beispiel sehr gut darstellen.

Im unteren Bereich des neu geöffneten Fensters wählt man den Formatstil aus: Entscheiden Sie sich hier für die „2-Farben-Skala“. Als Typ wählen Sie für Minimum „Niedrigster Wert“ (eng: Lowest Value), in unserem Beispiel also für richtig kalte Temperaturen, und wählen Sie für Maximum „Höchster Wert“ (eng: Highest Value), also für richtig heiße Temperaturen. Jetzt können Sie noch die vordefinierten Farben anpassen.

Eine Exceltabelle, die mit Farben und Farbverläufen versehen ist

Bei Temperaturanzeigen steht Blau in der Regel für frostige Temperaturen, Rot für Hitze. Mit „OK“ wird das Fenster geschlossen und man sieht, wie die Werte im Farbwert widergespiegelt werden.

Freilich lassen sich auch mehrere Farben vordefinieren. Für eine 3-Farben-Skala bestimmen Sie noch einen Farbton für den Mittelwert, wie man im unteren Beispiel sieht. Hier wurde allerdings nicht eine neue Regel erstellt, sondern eine bereits vorgegebene Rot-Gelb-Grün-Formatierung aus der Farbskala-Auswahl angewendet.

Eine Exceltabelle, die mit Farbskalen eingefärbt ist

Balkendiagramme

Balkendiagramme setzt man ein, um beispielsweise Wahlergebnisse darzustellen und die reinen Zahlenwerte zu illustrieren. Nachdem Sie die zu formatierenden Zellen ausgewählt und der Befehl „Bedingte Formatierung“ geklickt worden ist, muss auch hier eine „Neue Regel“ (eng: New rule) definiert werden. Statt der Farbskalen wählt man jetzt den Formatstil „Datenbalken“ (eng: Data Bar).

Eine Exceltabelle, die als Datenleiste formatiert wird.

Als Typ wählen Sie für Minimum und Maximum „Automatisch“. Ebenfalls in dem Fenster lassen sich die Balken selbst formatieren: Sie können dreidimensional, als eckige oder runde Balken und in unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen:

Eine Datenleiste in Excel, die rot eingefärbt ist

Formatierungen mit Symbolen

Spätestens seit Emoticons ihren Siegeszug in unseren SMS- und What’sApp-Alltag angetreten haben, weiß wohl jeder über die Aussagekraft von Symbolbildern Bescheid. Solche passenden Symbole können auch den Werten einer Excel-Tabelle hinzugefügt werden, zum Beispiel die Gewinne und Verluste bei der Wahl grafisch zu veranschaulichen.

Exceltabelle in die bunte Pfeile eingebettet sind

Dazu muss im Fenster „Neue Regel“ die Option „Symbolsätze“ (eng: Icon Sets) für den Formatstil ausgewählt werden. Als Symbolart dann die Pfeile wählen und bei der ersten Option „Wenn Wert“ auf „>“ stellen. Mehr muss nicht verändert werden; mit einem Klick auf „OK“ ist auch diese Excel-Regel fertig definiert. Excel bietet eine ganze Reihe von verschiedenen Symbolen.

2. Einzelne Zellen formatieren

Natürlich gibt es auch Anwendungen, bei denen es wenig sinnvoll ist, jeden Wert mit einer Farbe zu hinterlegen oder ein Symbolbild voranzustellen. Deshalb bietet Excel auch die Möglichkeit, gezielt einzelne Zellen zu formatieren, die einen bestimmten Wert haben oder deren Wert eine vorher definierte Eigenschaft aufweist.

Bestimmte Zahlen farblich hervorheben

Exceltabelle, in der Zellen farblich hervorgehoben sind

Ein klassisches Beispiel: Alle Zahlenwerte einer Tabelle, die im negativen Bereich liegen, sollen Rot erscheinen. Oder Zahlen, die einen bestimmten Wert überschreiten, erscheinen in einer bestimmten Farbe. In unserem Parteienbeispiel sind die Verluste der Wählerstimmen rot markiert.

Auch bei dieser Art der Formatierung muss zunächst der Bereich einer Tabelle ausgewählt werden, auf den die spätere Formatierung angewendet werden soll. Im Fenster „Bedingte Formatierung“ dann den Befehl „Nur Zellen formatieren, die enthalten“ (eng: Format only cells that contain) auswählen.

Exceltabelle bei der eine Spalte mit einer Funktion versehen wird

Auch hier bietet Excel wieder verschiedene Optionen an. Um wie in unserem Beispiel alle negativen Zahlen, in Rot darzustellen, wählen Sie die Option „Zellwert kleiner als 0“ und beim Button „Formatieren“ wählen Sie in dem neuen Fenster die Farbe Rot aus.

Exceltabelle, die formatiert wird

Grundsätzlich lässt sich mit der bedingten Formatierung noch viel mehr aus Ihren Excel-Tabellen herausholen. Viele Funktionen sind selbsterklärend und mit ein bisschen Routine lassen sich Ergebnisse erzielen, die die Arbeit mit Excel erleichtern und große Datenmengen schnell und auf einfache Weise veranschaulichen.

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