Alles rund um Outlook Termine und Besprechungen

11. September 2018 in Outlook

Die E-Mail und die elektronische Kommunikation im Allgemeinen sind aus der Arbeitswelt schon lange nicht mehr wegzudenken. Da die deutsche Bürolandschaft nach wie vor von Windows-Rechnern dominiert wird, bearbeiten die meisten Angestellten ihre digitale Post mit Outlook.

Neben seiner Funktion als elektronisches Postfach hat der praktische Bürohelfer von Microsoft noch ein weiteres wichtiges Talent: Er kann Ihnen dabei helfen, Termine für Sie und Ihre Kollegen anzulegen und zu verwalten. Mit diesem Feature bringen Sie Struktur in Ihre Woche und vergessen keine wichtige Besprechung.

Als Erstes öffnen Sie die Kalenderfunktion von Outlook. Wo Sie diese finden und wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie einen neuen Kalender erstellen wollen, können Sie in unserem Blogbeitrag über Outlook Kalender nachlesen.

Sie können in Outlook zwischen verschiedenen Arten von Terminen wählen:

• Einfache Termine: Hier tragen Sie Meetings und Besprechungen ein, die außer Ihnen keine Kollegen betreffen, also etwa Kundentermine, die außer Haus stattfinden.
• Besprechungen: In diese Kategorie fallen Termine, bei denen mehrere Kollegen anwesend sein müssen. Diese können Sie direkt einladen.
• Serientermine: Dabei handelt es sich um immer wieder zur gleichen Zeit stattfindende Termine. Das kann beispielsweise eine Sitzung zur Wochenplanung sein, die jeden Montag abgehalten wird.

Um einen Termin in Outlook anzulegen, klicken Sie in der Kalenderansicht links oben auf „Neuer Termin“. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster:

In diesem können Sie Art, Ort, Datum und Uhrzeit des Termins festlegen. Zudem können Sie unter „Optionen“ bestimmen, welchen Status Sie während des Termins haben. Wählen Sie dazu bei „Anzeigen als“ die passende Option aus, also etwa „Frei“ oder „Abwesend“.

Achtung: Wenn Sie einen ganztägigen Termin anlegen, wird hier automatisch „Frei“ ausgewählt, was Sie eventuell ändern müssen.

Wenn Sie in Outlook eine Besprechung anlegen wollen, gehen Sie im Großen und Ganzen genauso vor. Es gibt lediglich drei Unterschiede. Der erste bedarf keiner Erklärung: Statt auf „Neuer Termin“ klicken Sie auf „Neue Besprechung“, was Sie direkt daneben finden.

Der zweite Unterschied: Im Dialogfenster können Sie gleich alle Kollegen einladen, die an der Besprechung teilnehmen sollen. Geben Sie dazu einfach deren E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld ein.

Ganz rechts im Screenshot finden Sie den dritten Unterschied: Bei einer Besprechung können Sie gleich nach einem freien Raum suchen, in dem das Meeting stattfindet.

Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie oben links auf „Speichern & Schließen“. Der Termin oder die Besprechung werden dann automatisch in Ihren Kalender übernommen.

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Wenn ein Termin oder eine Besprechung, an der Sie teilnehmen sollen, von einem Kollegen angelegt wurde, erhalten sie wie alle anderen eingeladenen Mitarbeiter eine entsprechende E-Mail.

Damit der Termin in Ihrem Kalender vermerkt wird, müssen Sie diese E-Mail per Drag&Drop aus dem Posteingang in den Ordner „Kalender“ ziehen, den Sie direkt unter den eingegangenen Nachrichten finden. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie auf „Ok“ klicken.

Nun öffnet sich die obige Ansicht. Je nachdem, ob Sie an dem Termin teilnehmen können, klicken Sie im oberen Menüband auf „Zusagen“ oder „Ablehnen“. Der Absender erhält nun per Mail Ihre Bestätigung oder Absage des Termins.

Wenn Sie einen Termin anlegen wollen, der über einen längeren Zeitraum hinweg immer zur gleichen Zeit stattfindet, müssen Sie nicht jede einzelne Sitzung manuell erstellen. Stattdessen können Sie das Feature „Serientyp“ nutzen. Sie finden es sowohl unter „Neuer Termin“ als auch unter „Neue Besprechung“ im oberen Menüband.

Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich dieses Dialogfenster:

Hier können Sie alle relevanten Parameter festlegen:

• Die Dauer des Termins an sich
• Der Rhythmus, in dem diese Besprechung stattfindet
• Das Anfangs- und Enddatum des Serientermins

Mit dem Outlook Kalender können Sie selbstverständlich nicht nur Geschäftstermine festhalten, sondern auch Ihre privaten Verpflichtungen im Auge behalten. Da diese außer Ihnen niemanden betreffen, sollten Sie sie als privat markieren.

Klicken Sie dazu beim Erstellen des Termins ganz rechts im oberen Menüband auf „Privat“. Ihnen selbst wird der Termin nun ganz normal mit Name und Ort angezeigt; geben Sie den Kalender an Ihre Kollegen frei, sehen diese im entsprechenden Feld lediglich die Information „Privater Termin“.

Der E-Mail-Spezialist aus der Office-Familie kann Ihnen nicht nur als Postfach wertvolle Dienste leisten, sondern auch als digitaler Terminplaner.

Wenn Sie selbst einen Termin erstellen, können Sie mit wenigen Handgriffen alle Kollegen hinzufügen, die daran teilnehmen. Werden Sie selbst eingeladen, können Sie diese Termine in Sekundenschnelle in Ihren Kalender übertragen.

Da Sie rechtzeitig vor Beginn jeder Besprechung von Outlook automatisch an das anstehende Meeting erinnert werden, sind Sie zudem stets pünktlich vor Ort – es ist fast so, als ob Sie einen persönlichen Assistenten hätten.

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