Effiziente Online-Meetings: Mit MS-Teams gelingt‘s

6. September 2023 in Tutorials

Die Arbeitswelt ist im Wandel der Zeit. Immer mehr Unternehmen etablieren Remote-Working. Online-Meetings gehören da in den meisten Fällen bereits zum Alltag. Damit das Meeting erfolgreich abläuft, muss es gut geplant und vorbereitet werden. Ein wichtiger Schlüssel dazu ist das passende Meeting-Tool. Hierbei hat sich in den letzten Jahren MS-Teams weitestgehend als Standard etabliert. Vor allem im unternehmerischen, aber auch im privaten Bereich wird die Software weitestgehend genutzt.

Online-Meetings haben in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Sie sind praktisch, ersetzen eine Geschäftsreise und sind dennoch persönlicher als ein Telefongespräch oder eine E-Mail. Doch vor jedem Online-Meeting steht die Vorbereitung an. Eine gut strukturierte Planung macht den Unterschied zwischen einer erfolgreichen oder einer unproduktiven Besprechung aus. Zur Vorbereitung zählt aber nicht nur die Meeting-Agenda. In erster Linie steht die Technik im Fokus.

Der erste Schritt bei der Vorbereitung Ihres Online-Meetings ist die Wahl des passenden Tools. Ein häufig genutztes Programm hierfür ist Microsoft Teams. MS Teams hat sich vor allem im unternehmerischen Bereich meist als Standard etabliert. Denn mithilfe des Tools stehen nicht nur nützliche Funktionen vom Chat über das Screen-Sharing bis hin zum direkten Austausch von Dateien zur Verfügung. Auch der zentrale Aspekt des Datenschutzes kann durch die Nutzung von MS Teams erfüllt werden. Durch die Integration mit anderen Microsoft-Programmen wie Outlook oder OneDrive ist ebenfalls ein nahtloser Übergang zwischen den verschiedenen Software-Lösungen möglich. Zudem bietet Teams bei der Datenübertragung eine hohe Sicherheit. Zusätzlich können Teilnehmer aus dem Homeoffice während der Meetings auch auf VPNs für die Datenübertragung zurückgreifen. Hierbei handelt es sich um verschlüsselte Verbindung zwischen einem Endgerät und einem Netzwerk. Mit der richtigen Wahl aus der Übersicht an VPN-Anbietern können übertragene Dateien und Informationen nicht durch Cyberkriminelle abgefangen werden.

Online-Meetings haben zahlreiche Vorteile. Im Unternehmensalltag sind sie nicht mehr wegzudenken.

Online-Meetings werden im hektischen Arbeitsalltag oft kurzfristig angesetzt. Handelt es sich jedoch um eine wichtige Besprechung, sollten die Einladungen rechtzeitig an die Teilnehmer versendet werden. Dies ermöglicht eine bessere Planung des Meetings. Außerdem können sich alle Beteiligten dadurch effizient auf das virtuelle Treffen vorbereiten. Die Einladung sollte klar und präzise sein und alle wichtigen Informationen enthalten. Darunter das Datum, die Uhrzeit, die Dauer des Meetings und natürlich auch den Link zum MS Teams-Meetingraum. Außerdem sollten den Teilnehmern vorab alle notwendigen Dokumente bereitgestellt werden. Spätestens zwei bis drei Tage vor dem Termin sollten alle benötigten Dokumente und eine Themenliste nachgereicht werden. Müssen Sie ein Meeting kurzfristig ansetzen, kann ein kurzer Vorab-Anruf genügen. Haben die potenziellen Teilnehmer keine Zeit, müssen Sie nicht erst einen virtuellen Meetingraum vorbereiten.

Nichts ist ärgerlicher als störende Hintergrundgeräusche, verwackelte Webcam-Aufnahmen oder verzerrte Stimmen während des Online-Meetings. Auch eine instabile Internetverbindung ist häufig ein Grund dafür, dass die Aufmerksamkeit und Produktivität in Meetings deutlich sinken. Eine schlechte Bild- oder Tonqualität erschwert die Kommunikation immens. Aus diesem Grund ist es wichtig, bereits vor dem Meeting das Equipment und die Internetverbindung auf einwandfreie Funktion zu prüfen. Kamera, Kopfhörer und Ton stehen dabei stets im Fokus. Die stabile Internetverbindung ist aber nicht nur für flüssige Bild- und Tonwiedergabe von Bedeutung. Auch wenn Dateien im Chat von MS Teams geteilt werden, kann eine langsame oder instabile Verbindung für Verzögerungen sorgen. Vor allem für das Business-Meeting lohnt sich ein PDF-Service. So können Sie Dateien komprimieren, was zu schnelleren Uploads und Downloads führt.

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Egal, ob beim Präsenz- oder beim Online-Meeting. Die Teilnehmer sollten stets gut vorbereitet und auf das Ziel fokussiert sein. Eine klare Agenda ist hierbei von unschätzbarem Wert. So wissen die Moderatoren und Teilnehmer direkt über die Besprechungspunkte im Meeting Bescheid. Verwirrungen und Missverständnissen kann somit vorgebeugt werden. Außerdem ist eine Agenda auch besonders wichtig für die Moderatoren, um den roten Faden nicht zu verlieren.

Während des Meetings möchte man natürlich professionell auftreten. Bereits kleine Fehler in der Kommunikation können bei Online-Meetings schnell zu Verwirrung führen. Im Gegensatz zu Präsenz-Meetings fällt es auch schwerer, die Reaktionen und die Stimmung der anderen Teilnehmer zu beurteilen. Aus diesem Grund muss bei Online-Meetings verstärkt auf Emotionen gesetzt werden. In besonders langen Meetings ist es für die Moderatoren oft auch schwer, die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Hier kommt es vor allem auf den eigenen Auftritt an.

• Auf die Körpersprache achten: Zwar sind die Teilnehmer während eines Online-Meetings nicht physisch im gleichen Raum. Dennoch ist es wichtig, auf die Körpersprache zu achten. Eine aufrechte Haltung und die richtige Gestik wirken direkt professioneller und vermitteln ein Gefühl von Motivation.
• Blickkontakt halten: Online-Meetings sind keine Chat-Kommunikation, sondern ein Interaktionsmedium. Dies erfordert auch eine gewisse persönliche Note. Wenn die einzelnen Teilnehmer zu Wort kommen, sollte der Blick also immer direkt in die Kamera gerichtet werden.
• Stimmlage richtig wählen: Die Stimme ist ein wichtiges Instrument in Online-Meetings. Zu lautes oder zu leises Sprechen sollte daher vermieden werden. Eine klare Aussprache und eine angemessene Betonung sind notwendig, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten. Es ist auch ratsam, immer wieder kleine Sprechpausen einzulegen.
• Den richtigen Hintergrund wählen: In MS Teams können die Teilnehmer aus den verschiedensten Hintergründen wählen. Hier gilt ganz klar: Weniger ist mehr. Der Hintergrund sollte schlicht und einfach sein. Zu viele Farben und Muster lenken von der Person ab.

Online-Meetings sind in modernen Unternehmen eine beliebte Alternative zu herkömmlichen Besprechungssitzungen. Zwar haben die Online-Konferenzen viele Vorteile. Es gibt jedoch auch einige Herausforderungen zu überwinden. Virtuelle Meetings stellen oft besondere Hürden dar, da die Kommunikation etwas anders abläuft als bei einem Präsenz-Meeting. Eine der größten Schwierigkeiten besteht darin, ein effektives Umfeld für alle Teilnehmer zu schaffen. Wenn die Teilnehmer nicht am selben Ort sind, können Informationen oft fehlinterpretiert werden. Auch die zwischenmenschliche Interaktion fehlt beim virtuellen Meeting häufig. Es fällt schwer, nonverbale Signale zu deuten oder die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Nicht selten kommt es auch zu technischen Problemen wie einer langsamen oder instabilen Internetverbindung. Dies kann die Effektivität von Online-Meetings beeinträchtigen.

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