Power Query: Daten aus verschiedenen Quellen ermitteln und transformieren

11. März 2019 in Excel

Microsoft Power Query eignet sich in Kombination mit Excel optimal für folgende Aufgaben:

Daten aus unterschiedlichen Quellen extrahieren.
Sie nach gewissen Regeln umwandeln.
Diese anschließend in eine Excel-Tabelle laden.

Das innovative Tool ermöglicht dementsprechend eine nahtlos integrierte Umgebung, um verschiedene Daten zu ermitteln und zu transformieren. Aus diesem Grund eignet sich Power Query auch ideal für BI-Experten, Information-Worker und andere Excel-Benutzer. Im Folgenden geben wir Ihnen eine anschauliche Power-Query-Einführung.

Power Query ist eine spezielle Add-In-Erweiterung für Microsoft Excel. Sie dient dazu, die Self-Service Business Intelligence (BI) innerhalb des Tabellenkalkulationsprogramms mit Hilfe einer intuitiven Oberfläche um ein Vielfaches zu verbessern. Sie können mit Power Query Daten aus einer breiten Palette unterschiedlicher Quellen leichter ermitteln, kombinieren und optimieren. Zu den Datenquellen des Tools gehören unter anderem:

Text-Dateien
Webseiten
Access-Datenbanken
SQL-Datenbanken
CSV
XML
Microsoft Azure Marketplace
Facebook
Excel-Dateien

Power Query für Microsoft Excel bietet Ihnen außerdem noch eine ganze Reihe weiterer Möglichkeiten. Sie können damit…

… Datenquellen miteinander verbinden und sie nach Ihren Wünschen anpassen, sodass diese Ihren Anforderungen optimal gerecht werden.

… Daten aus neuen Quellen wie XML, Facebook und Dateiordnern in Power Pivot als aktualisierbare Verbindungen abrufen.

… Datenquellen mithilfe von Power Pivot oder Power View auf weitere Analysen und Modellierungen vorbereiten.

… Datenbereinigungen durchführen.

… Daten aus mehreren Protokolldateien importieren.

… benutzerdefinierte Datenansichten erstellen.

… Datenvisualisierungen mit Big Data und Azure-HDInsight mit Hilfe des JSON-Parsers erstellen.

… Abfragen aus Ihren Facebook-Bewertungen erstellen und als Excel-Diagramm importieren.

… mit Power Query 2.10 und höher Abfragen sowie Suchdaten innerhalb Ihrer Organisation gemeinsam nutzen und verwalten.

Sie haben bereits Microsoft Excel 2016 oder höher im Einsatz? In diesem Fall gehört Power Query bereits zum Standardfunktionsumfang des Tabellenkalkulationsprogramms von Microsoft. Sie finden Power Query unter der Registerkarte „Daten“ in der Werkzeuggruppe „Abrufen und Transformieren“.

Sofern Sie Excel 2010 oder 2013 verwenden, ist das Tool noch nicht im Programm integriert. Sie können sich das Add-In allerdings ganz unkompliziert und kostenlos auf der Webseite von Microsoft herunterladen. Um Excel Power Query zu aktivieren, müssen Sie die heruntergeladene Datei einfach nur via Doppelklick öffnen, damit die Installation startet.

1. Erste Schritte mit Power Query

Wenn Microsoft Excel nach erfolgreicher Installation starten, sollte Ihnen oben im Menüband des Programms ab sofort eine neue Registerkarte „Power Query“ angezeigt werden. Wenn Sie Excel 2016 oder höher verwenden, finden Sie Power Query wie schon gesagt unter der Registerkarte „Daten“ in der Werkzeuggruppe „Abrufen und Transformieren“.

a) Daten importieren

Um den Umgang mit Power Query zu erlernen, suchen Sie sich zunächst eine Datei Ihrer Wahl aus (z.B. im CSV-Format), die Sie für Ihre ersten Versuche mit dem Tool verwenden können. Klicken Sie nun unter der Registerkarte „Daten“ in der Gruppe „Abrufen und Transformieren“ auf die Schaltfläche „Neue Abfrage“. Bewegen Sie dann den Mauscursor im Dropdown-Fenster auf „Aus Datei“ und wählen Sie dort die Option „Aus CSV“ an. Ab sofort wird Ihnen die Datei in einem neuen Fenster – dem sogenannten Abfrage-Editor – angezeigt.

b) Daten transformieren

Sie haben mit Power Query viele verschiedene Möglichkeiten, um Tabellen nach Ihren Wünschen anzupassen. Möchten Sie beispielsweise eine Spalte löschen, klicken Sie diese einfach irgendwo an oder markieren Sie sie komplett über den Spaltenkopf und klicken Sie dann unter „Spalten verwalten“ auf die Schaltfläche „Spalten entfernen“.

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Damit verschwindet die Spalte und es erscheint gleichzeitig ein neuer Eintrag in der Liste der angewendeten Schritte. Sollten Sie einmal versehentlich eine falsche Spalte gelöscht haben, dann müssen Sie lediglich diesen letzten Schritt entfernen, indem Sie auf das Kreuz vor „Entfernte Spalten“ klicken.

Sie haben außerdem zahlreiche weitere Möglichkeit, um mit Power Query die Zahlenformate in Ihren Tabellen zu verändern. Möchten Sie die Ziffern beispielsweise durch ein Komma trennen – sie also Dezimalzahlen umwandeln – dann funktioniert das am einfachsten über die Landeseinstellungen des Programms: Markieren Sie hierfür zunächst Ihre gewünschte(n) Spalte(n), in denen Sie die Zahlenwerte verändern wollen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste in eine der markierten Spalten, sodass sich ein neues Drop-down-Menü öffnet. Bewegen Sie den Mauscursor hier auf „Typ ändern“ und klicken Sie ein Fenster weiter rechts auf „Mit Gebietsschema…“.

Nun öffnet sich ein neues Dialogfenster „Typ mit Gebietsschema ändern“. Entscheiden Sie sich hier für Ihren gewünschten Datentyp (zum Beispiel „Dezimalzahl“) und stellen Sie anschließend noch das entsprechende Land ein.

Nachdem Sie mit „OK“ bestätigt haben, wird Ihnen Ihr gewünschtes Zahlenformat in Excel Power Query angezeigt.

Sie haben noch viele weitere Möglichkeiten, um Tabellen Ihren Wünschen entsprechend anzupassen. Probieren Sie die Funktionen von Power Query einfach in Ruhe aus. Möchten Sie eine Transformation wieder rückgängig machen, klicken Sie einfach auf die Liste der angewendeten Schritte.

c) Daten freigeben

Wenn Sie mit allen Änderungen an Ihrer Tabelle fertig sind, müssen Sie Ihr fertiges Endergebnis zu guter Letzt zurück an Excel übergeben. Das funktioniert unter der Registerkarte „Start“ über die Schaltfläche „Schließen & Laden“.

Wählen Sie den Button über Power Query an, wird in Excel eine formatierte Tabelle erzeugt, die Sie mit allen Funktionen des Tabellenkalkulationsprogramms weiterverarbeiten können (welche das sind, können Sie zum Beispiel in unserem Ratgeber „Die wichtigsten Excelfunktionen in der Übersicht“ nachlesen). Am rechten Rand wird Ihnen außerdem die zugrundeliegende Power-Query-Abfrage angezeigt.

Möchten Sie zurück zum Abfrage-Editor, müssen Sie lediglich einen Doppelklick auf den Abfragenamen ausführen.

Zwar können Sie externe Daten auch ohne Power Query in Excel laden, allerdings nicht annähernd so leistungsfähig wie mit dem praktischen Add-In. Eine der vielen Stärken von Power Query liegt insbesondere im Umgang mit großen Datenmengen, die das Basis-Programm Excel nicht ohne Weiteres bewältigen könnte.

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