3. Januar 2022 in Excel
Bei großen Datenmengen in Excel den Überblick zu behalten ist ein Problem! Das denken zumindest viele, die einen kurzen Blick darauf werfen. Nutzt man aber die bedingte Formatierung in Excel, ist es leicht, die Daten im Blick zu behalten. Denn die bedingte Formatierung ist ein geeignetes Excel-Tool, zu farblichen Darstellung von Excel-Werten, die z.B. bestimmte Sollwerte über- oder unterschreiten. Sie eignet sich aber auch hervorragend für Erkennung von Duplikaten in Adress- oder Artikellisten.
Der Vorteil gegenüber der Sortier- und Filterfunktion im Excel ist die sich ständig aktualisierende Darstellung der Werte, da sich die Formatierung immer auf einen Zellbereich bezieht.
In diesem Tutorial erklären wir anhand kleiner Beispiele den Funktionsumfang der bedingten Formatierung.
In diesem Beispiel betrachten wir die Artikelliste eines Lebensmittelgeschäftes. Diese Liste enthält den Bestand und die Absatzzahlen der einzelnen Produkte einer Woche.
Die Inhaber beschäftigen nun die Frage, welche Artikel müssen ggf. neu bestellt werden bzw. sind mit weniger als 100 Stück noch im Bestand?
Vorgehensweise: Markieren Sie den Datenbereich der Spalte B.
Nun interessiert die Inhaber des Geschäftes auch noch, welche Artikel am meisten verkauft wurden – also wer sind die Top 5 der Woche?
Vorgehensweise: Welche Artikel wurden am meisten verkauft – wer sind die Top 5 der Woche?
In der Dropdown-Liste reduzieren Sie den Wert auf 5, wählen eine geeignete Füllfarbe aus und bestätigen mit OK.
Farben und Farbverläufe veranschaulichen die unterschiedliche Bedeutung einzelner Werte. Dabei werden alle Zellen eines ausgewählten Zellbereichs farbig hervorgehoben. Dadurch können Trends, Schwankungen und Tendenzen dargestellt werden. Für unser Lebensmittelbeispiel heißt das, welche Getränke liefen im Vergleich zu den anderen besser oder schlechter.
Vorgehensweise
Anker Werbeblock
Spätestens seit Emoticons ihren Siegeszug in unseren SMS- und What’sApp-Alltag angetreten haben, weiß wohl jeder über die Aussagekraft von Symbolbildern Bescheid. Solche passenden Symbole können auch den Werten einer Excel-Tabelle hinzugefügt werden, wenn es zum Beispiel um die Kundenzufriedenheit in den einzelnen Filialen einer Kaufhauskette geht.
Vorgehensweise
Die Filiale 1 mit 12 Beschwerden pro Woche wird in Excel positiv bewertet und die Filiale 5 mit nur einer Beschwerde als negativ.
Um die Logik „auf den Kopf zu stellen“ müssen wir deshalb eine Änderung vornehmen.
Jetzt steht die Filiale 5 mit einem grünen Symbolpfeil in der Liste.
In diesem Beispiel handelt es sich um eine Adressliste die Duplikate enthält. Um die Duplikate zu erkennen, nutzen wir die bedingte Formatierung, die doppelte Werte in einer Referenzspalte zu kennzeichnen.
Hier dient die Kundennummer zur Identifizierung der Duplikate.
Vorgehensweise
Grundsätzlich lässt sich mit der bedingten Formatierung noch viel mehr aus Ihren Excel-Tabellen herausholen. Viele Funktionen sind selbsterklärend und mit ein bisschen Routine lassen sich Ergebnisse erzielen, die die Arbeit mit Excel erleichtern und große Datenmengen schnell und auf einfache Weise veranschaulichen.
Wenn Sie erfahren wollen, wie Sie die bedingte Formatierung in Verbindung mit Formeln einsetzen können, dann schauen Sie sich unseren Beitrag „Die bedingte Formatierung mit Formeln“ an.
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