Word Korrekturmodus: So einfach funktioniert in Microsoft Word 2016 das Nachverfolgen von Änderungen

27. Juni 2018 in Word

Word Korrekturmodus

Müssen Sie häufiger Word-Dateien korrigieren und bearbeiten, dann ist der Word Korrekturmodus eine durchaus praktische Sache – vor allem dann, wenn Sie mit mehreren Kollegen gemeinsam an einem Text arbeiten. Sobald Sie die sogenannte Änderungen-nachverfolgen-Funktion aktivieren, werden Text-Änderungen an Ihrem Microsoft Word-Dokument automatisch mit Markierungen versehen. Das gilt für:

  • Hinzufügungen
  • Löschungen
  • Formatierungen
  • Sonstige Bearbeitungen

Alle Änderungen und Kommentare sind dadurch für jeden Bearbeiter deutlich erkennbar. Sie können aber nicht nur Änderungen nachverfolgen, sondern diese auch mit wenigen Mausklicks übernehmen oder rückgängig machen. Wir erklären Ihnen, wie Sie den Word Korrekturmodus aktivieren und zeigen Ihnen die Verwendungsmöglichkeiten.

Änderungen nachverfolgen mit dem Word Korrekturmodus

a) Den Word Korrekturmodus aktivieren/deaktivieren

Wenn Sie einen Text fertiggestellt haben und ihn von einer anderen Person inhaltlich durchsehen bzw. korrigieren lassen möchten, können Sie ihn direkt im aktivierten Word Korrekturmodus abspeichern:

  1. Öffnen Sie oben in der Menüleiste den Reiter „Überprüfen“. Unter derselben Registerkarte haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die automatische Rechtschreibprüfung zu aktivieren (mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber „Die automatische Rechtschreibprüfung von Microsoft Word – Korrigieren Sie Text-Dokumente schnell und zuverlässig“).
  1. Aktivieren Sie im Bereich „Nachverfolgung“ die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“.
Word Korrekturmodus aktivieren/deaktivieren

Im aktivierten Änderungsmodus von Word werden ab sofort alle Korrekturen, die jemand am Word-Dokument vornimmt, gespeichert und angezeigt. Standardmäßig wird rot unterstrichen, was hinzugefügt und rot durchgestrichen, was gelöscht wird. Zusätzlich werden alle Änderungen am Rand der Seite jeweils mit einer entsprechenden Markierung versehen.

Markierungen im Word Korrekturmodus
  1. Möchten Sie die Word Änderungsverfolgung wieder deaktivieren, klicken Sie einfach erneut auf die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ oben in der Menüleiste.

b) Markups anzeigen/ausblenden

Wie Ihnen die Änderungen in Ihrem Word-Dokument angezeigt werden sollen, können Sie durch Auswählen entsprechender Markups festlegen:

  1. Klicken Sie unter der Registerkarte „Überprüfen“ im Bereich „Nachverfolgung“ auf den kleinen Pfeil neben „Markup anzeigen“, damit sich ein Drop-Down-Menü öffnet.
  1. Nun können Sie anwählen, welche Darstellungsoptionen Sie wünschen, indem Sie diese entsprechend mit Häkchen versehen. Sie haben die Möglichkeit, unter anderem folgende Punkte manuell ein- und auszublenden:
  • Kommentare
  • Formatänderungen
  • Einfügen und Löschen

Entfernen Sie beispielsweise den Haken bei „Einfügen und Löschen“, wird Ihnen nicht mehr angezeigt, welcher Text entfernt oder hinzugefügt wurde.

c) Weitere Formatierungs- und Darstellungsoptionen für Korrekturen

Sie haben im Word Korrekturmodus außerdem die Möglichkeit, weitere Formatierungsoptionen für Ihre Word Änderungsnachverfolgung auszuwählen:

  1. Klicken Sie unter „Überprüfen“ auf den Pfeil rechts unten im Bereich „Nachverfolgung“, damit sich das neue Dialogfenster „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“ öffnet.
  2. Klicken Sie hier auf „Erweiterte Optionen…“.
weitere Formatierungsoptionen Word Korrekturmodus

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  1. Ein weiteres Dialogfenster namens „Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“ öffnet sich.
Erweiterte Funktionen zum Nachverfolgen von Änderungen Word

Hier können Sie nach Ihren Wünschen Anpassungen für Ihre Word Markups, Kommentare, Formatierungen, Sprechblasen etc. vornehmen:

  • Darstellungsoptionen
  • Formatierungen
  • Farbe
  1. Haben Sie Ihre gewünschten Änderungen vorgenommen, bestätigen Sie mit „OK“, um sie auf Ihr Word-Dokument zu übernehmen.

d) Sprechblasen einbinden

Um die Formatierung für Ihre Korrekturen manuell anzupassen, können Sie außerdem aus weiteren Optionen wählen, um Ihre Änderungen in Word nachzuverfolgen. Ihre Korrekturen können Sie sich für eine bessere Übersicht beispielsweise in Sprechblasen anzeigen lassen:

Klicken Sie wieder auf „Markup anzeigen“ und bewegen Sie Ihren Mauscursor im Drop-Down-Menü auf die Option „Sprechblasen“.

Sprechblasen im Word Korrekturmodus

Hier haben Sie im Word Korrekturmodus folgende Möglichkeiten:

  • Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen
  • Alle Überarbeitungen inline anzeigen
  • Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen

Voreingestellt ist „Nur Formatierungen und Kommentare in Sprechblasen anzeigen“. Wenn Sie beispielsweise alle Änderungen außerhalb des Textes sehen wollen, setzen Sie einen Haken vor „Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen“.

e) Überarbeitungsfenster aktivieren

Sie können in der Änderungsverfolgung von Word außerdem ein Überarbeitungsfenster aktivieren:

Klicken Sie unter der Registerkarte „Überprüfen“ im Bereich „Nachverfolgung“ auf „Überarbeitungsbereich“. Hier können Sie sich Ihr Überarbeitungsfenster entweder horizontal oder vertikal anzeigen lassen.

Überarbeitungsfenster Word Korrekturmodus

Das Überarbeitungsfenster des Word Korrekturmodus kann Ihnen dabei helfen, in Ihrem Text-Dokument schwerer erkennbare Änderungen gut sichtbar zu machen – zum Beispiel in Kopfzeilen oder Fußnoten.

f) Änderungen annehmen/ablehnen

Erhalten Sie einen korrigierten und kommentierten Text zurück, können Sie entscheiden, ob Sie alle Änderungen direkt übernehmen oder ob Sie diese schrittweise überprüfen möchten:

  1. Klicken Sie unter der Registerkarte „Überprüfen“ im Bereich „Änderungen“ auf die Schaltfläche „Annehmen“ oder „Ablehnen“ – je nachdem, ob Sie eine Änderung übernehmen oder verwerfen möchten.
Änderungen annehmen/ablehnen Word Korrekturmodus

Sie können außerdem alle Änderungen auf einmal übernehmen, wenn Sie mit allen Verbesserungsvorschlägen einverstanden sind: Klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Annehmen“, damit sich ein Drop-Down-Menü öffnet. Hier können Sie sich zum Beispiel für „Alle Änderungen annehmen“ entscheiden.

Alle Änderungen annehmen Word Korrekturmodus

Sie können genauso verfahren, um alle Änderungen im Dokument abzulehnen. Hierzu müssen Sie lediglich auf den Pfeil der Schaltfläche „Ablehnen“ klicken.

Alternativ können Sie eine rot markierte Änderung im Word Überarbeitungsmodus mit der rechten Maustaste anklicken, um sich für eine der Optionen „Einfügen annehmen“ oder „Einfügen ablehnen“ zu entscheiden.

Änderungen mit rechter Maus annehmen/ablehnen Word Korrekturmodus

Mit der Word Kommentarfunktion arbeiten

Fungieren Sie häufiger als Korrekturleser, haben Sie manchmal bestimmt auch inhaltliche Anmerkungen zum Text. Um auf diese Weise in Word Änderungen nachzuverfolgen, können Sie Bemerkungen in Form von Kommentaren einfügen:

a) Kommentare in Word einfügen

Markieren Sie ein Wort oder eine Textstelle in Ihrem Dokument, die Sie mit einem Kommentar versehen möchten. Um die Word Kommentarfunktion zu aktivieren, klicken Sie unter der Registerkarte „Überprüfen“ im Bereich „Kommentare“ auf die Schaltfläche „Neuer Kommentar“, damit an der gewünschten Stelle ein Kommentar in Form einer Sprechblase eingefügt wird. Hier können Sie nun Ihre Anmerkungen eintippen.

Kommentare in Word einfügen

b) Anzeigeoptionen anpassen

Sie können weiterhin aus verschiedenen Anzeigeoptionen für Ihre Word-Kommentare wählen, um diese im Text-Dokument beispielsweise ein- oder auszublenden:

  1. Klicken Sie unter der Registerkarte „Überprüfen“ im Bereich „Nachverfolgung“ auf „Markups anzeigen“. Entfernen Sie im Drop-Down-Menü das Häkchen bei „Kommentare“. Alle Kommentare im Word-Dokument werden nun ausgeblendet.
Anzeigeoptionen Word Kommentare
  1. Alternativ können Sie Ihren Mauscursor im Drop-Down-Menü auch auf „Sprechblasen“ bewegen und anschließend die Option „Alle Überarbeitungen inline anzeigen“ anklicken. Ihr Kommentar wird daraufhin zwar am rechten Rand des Dokuments ausgeblendet, allerdings bleibt die farbige Markierung der Textzeile bestehen. Dahinter wird zusätzlich Ihr Kürzel angefügt, um anzuzeigen, dass Sie an dieser Stelle einen Kommentar gesetzt haben.
Sprechblasen ausblenden Word
  1. Sie haben im Word Korrekturmodus außerdem weitere Optionen zur Auswahl. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kommentar, öffnet sich ein Drop-Down-Menü, in dem Sie weitere Anpassungen vornehmen können:
  • Kommentar bearbeiten – Sie können damit fortfahren, weitere Anmerkungen in die Sprechblase zu schreiben.
  • Auf Kommentar antworten – In der Sprechblase wird ein neuer Abschnitt mit Ihrem Namen/Kürzel eingefügt, den Sie mit Ihren Anmerkungen zum ursprünglichen Kommentar versehen können.
  • Kommentar als erledigt markieren – Der Kommentar wird transparent hinterlegt, um dem nächsten Bearbeiter zu signalisieren, dass Sie ihn berücksichtigt haben.
Kommentar Optionen Word Korrekturmodus

c) Kommentare entfernen

Um einen Kommentar in Ihrem Word-Dokument zu entfernen, können Sie oben unter der Registerkarte „Überprüfen“ im Bereich „Kommentare“ auf die Schaltfläche „Kommentar löschen“ klicken.

Kommentar entfernen Word

Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste direkt im Text auf den Kommentar klicken anschließend die Schaltfläche „Kommentar löschen“ anwählen.

Kommentar löschen Word

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