Wie man mit PDF-Dateien arbeitet

26. November 2022 in Tutorials

Mit PDF-Dateien arbeiten

PDF-Dokumente erfreuen sich weltweit großer Beliebtheit, ob beruflich im Büro oder privat für Eintrittskarten – die Anwendungsvielfalt ist groß. Das liegt vor allem daran, dass das Format kaum Speicherplatz beansprucht und mit fast jedem Gerät geöffnet werden kann. Doch welche anderen Funktionen gibt es, wie kann man die Dateien exportieren, bearbeiten und schützen? Wir sagen Ihnen, wie Sie all das in Ihre Arbeit einfließen lassen können.

Was sind das für Dateien?

Die Abkürzung PDF steht für „Portable Document Format“ und wurde im Jahr 1993 von Adobe veröffentlicht. Ziel war es, ein von der Hard- und Software unabhängiges Format bereitzustellen. Ein solches Dokument kann sowohl aus Text als auch aus Bildern bestehen.

Das Layout hat immer eine einheitliche Visualisierung der Inhalte. Daher ist das Dateiformat auch nicht so einfach nachträglich zu bearbeiten wie eine Word-Datei. Die Grundlage des Dateiformates basiert darauf einen offenen Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten zu bilden.

Warum wurde PDF entwickelt?

Das Format ist für die gemeinsame Nutzung und Anzeige elektronischer Dokumente vorgesehen. Die Entwickler haben weitere wichtige Ziele in ihrer Arbeit verwirklichen wollen. Dazu gehört das die Dateien interaktive Funktionen bieten und Text und Bilder unabhängig von der Grafikauflösung anzeigen. Ebenso sollten Dokumente für die Webansicht optimiert werden.

Was spricht für das Format?

Einer der wichtigsten Vorteile ist die Unabhängigkeit von Betriebssystem. Eine mit einer Windows-Anwendung erstellte PDF-Datei kann auf einem Macintosh-Rechner betrachtet und auf einem Linux-Server weiterverarbeitet werden.

Das bietet große Flexibilität, aber auch viele Zusatzfunktionen erleichtern unseren Arbeitsalltag. Benutzer haben direkten Zugriff auf die Seiten und können Dateien komprimieren, verschlüsseln und Formulare erstellen.

Darüber hinaus hat sich der elektronische Dokumentenaustausch zu einem Industriestandard entwickelt. (Ein Industriestandard ist ein technischer Standard, der von Industrieunternehmen und nicht von einem Normungsausschuss definiert wird.)

Das Dateiformat ist nicht nur in der Industrie weit verbreitet, sondern auch sehr beliebt zur Erstellung von Grafiken im Digitaldruck.

Auch private Organisationen, Behörden und Bildungseinrichtungen überarbeiten ihren Arbeitsalltag in dem sie Papierbasiert Prozesse gegen den elektronischen Informationsaustausch eintauschen.

Die Nutzer sind auch sehr begeistert, dass die meisten Programme und Funktionen kostenlos erhältlich sind. Nur einige Anwendungen, wie zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten, ist bei Adobe kostenpflichtig.

In wenigen Schritten PDF-Dateien bearbeiten

Viele Punkte sprechen für das Dateiformat. Bei der Verwendung ist jedoch zu beachten, dass wir ein Programm benötigen, um Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu konvertieren.

Zum Speichern einer PDF-Datei benötigen wir ein PDF-Erstellungsprogramm (PDF Writer). Diese Anwendung ist sehr einfach und leicht, dafür müssen wir nur das Programm installieren und konfigurieren. Nachdem die PDF-Datei heruntergeladen wurde, kann sie geöffnet und angezeigt werden.

Sollte es nun vorkommen, dass die Datei bearbeitet werden muss, beispielsweise weil eine Signatur fehlt oder andere Änderungen vorgenommen werden müssen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hierfür kann ein sogenanntes PDF-Bearbeitungsprogramm (PDF-Editor) hilfreich sein.

Die folgenden Optionen sind bei Benutzern sehr beliebt:

  1. Eine PDF-Datei in Word bearbeiten

Bei dieser Option besteht der erste Schritt darin, die Datei in ein Word-Dokument zu konvertieren. Das kann mit einem PDF-Editor oder direkt mit der Word 2013- und Word 2016-Anwendungen gemacht werden.

  1. Starten Sie Word und klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Öffnen“ und laden Sie das gewünschte Dokument hoch.
  2. Das Programm weist den Benutzer darauf hin, dass die Konvertierung einige Sekunden dauern kann, was der Benutzer bestätigen muss.
  3. Anschließend können Sie mit dem Dokument in Word arbeiten und es bearbeiten.
  1. Eine PDF-Datei online bearbeiten

Für kleine Änderungen am Dateiformat eignen sich Online-Editoren. In den meisten Fällen sind diese kostenlos und einfach zu bedienen. Die Verarbeitungsmöglichkeiten sind jedoch sehr unterschiedlich. Einige Editoren erlauben nur oberflächliche Bearbeitungen, während andere das Dokument nur konvertieren, damit es dann zum Beispiel in Word oder Excel bearbeitet werden kann. Hier gilt es genau abzuwägen, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und sich dann nach der passenden Software umzusehen.

  1. Google Doc

Wenn die ersten beiden Optionen nicht in Betracht gezogen werden, können wir Google Docs verwenden. Dazu muss keine zusätzliche Software installiert werden, das Programm kann direkt im Browser gestartet werden. Es wird lediglich ein Benutzerkonto benötigt, um die Funktionen von Google Docs zu nutzen. Wir können uns also direkt anmelden und mit der Bearbeitung beginnen.

  1. Zuerst laden wir unsere Datei auf Google Drive hoch. Das ist eine Cloud, die es Benutzern erleichtern soll, Dateien zu speichern und zu teilen.
  2. Sie können dann mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Datei und auf „Datei mit Google Docs öffnen“ klicken. Google Docs sollte sich nun automatisch öffnen und das Dokument anzeigen. Jetzt können Sie verschiedene Bearbeitungsoptionen ausprobieren
  3. Wenn die Datei bearbeitet ist, können Sie die geänderte Datei in verschiedenen Formaten zum Speichern herunterladen.

Formulare erstellen

Um einen Mitgliedsantrage oder einen Bestellzettel auszufüllen, eignen sich PDF-Formulare. Der Benutzer kann das Formular einfach ausfüllen und ausdrucken. Es kann jedoch vorkommen, dass wir selber ein ausfüllbares PDF erstellen und bearbeiten müssen. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. Wir können ein statisches oder ein interaktives Formular erstellen. Das interaktive Formular erleichtert das Ausfüllen und Sammeln von Formularinformationen. Außerdem kann es auf einem Computer ausgefüllt und über eine Internet- oder LAN-Verbindung übermittelt werden.

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Konvertieren, verwalten und schützen

PDF-Dokumente können Formularfelder, Bearbeitungen und Hinweise enthalten. Allerdings sollten wir daraufhin unsere Datei konvertieren, schützen und verwalten. Den für PDF-Dateien können Sicherheitseinstellungen definiert werden.

Konvertieren

Schauen wir uns als erstes das Konvertieren an, den ein PDF-Dokument ist sehr vielfältig und kann für unterschiedliche Projekte eingesetzt werden. Deswegen möchten wir unsere Datei möglicherweise in einem anderen Programm verwenden. Dafür ist es notwendig das Dokument vorher zu konvertieren. In den meisten Fällen benötigen wir eine spezielle Software, um ein gutes Ergebnis zu erzielen, aber auch Online-Dienste bieten diesen Service an.

Nehmen wir also an, dass wir die Daten von unserer PDF-Datei im Excel Programm benötigen. Jetzt haben wir verschiedene Optionen, um die Konvertierung von PDF zu XLSX zu realisieren. Eine Möglichkeit besteht darin, die Datei mit der Adobe-Software umzuwandeln. Ansonsten können wir auf die Verwendung eines Webeditors zurückgreifen. Es gibt viele kostenlose Anbieter für diesen Bereich. Unabhängig von dem verwendeten Programm hängt die Qualität vom dem Endergebnis auch von der originalen Datei ab.

Verwalten

Möchten wir nur einen bestimmten Abschnitt aus unserem Dokument bearbeiten, können wir die Seiten einzeln verwalten. Dazu gibt es ein zusätzliches Tool, das unter „Seite verwalten“ aufgeführt ist. Beispielsweise können wir einen bestimmten Abschnitt aus unserem Dokument auswählen und durch einen anderen ersetzen. Aber auch das Drehen, Anordnen und Löschen einzelner Seiten gehört dazu.

Passwortschutz

Wenn wir unsere Datei bereits bearbeitet und angepasst haben, können wir sie noch schützen. Den für PDF-Dateien können Sicherheitseinstellungen definiert werden. Das geht ganz einfach mit jedem PDF-Editor. Der Schutz kann für das Dokument separat ausgewählt werden. Sie können beispielsweise verhindern, dass andere Ihre Inhalte bearbeiten oder lesen. Dafür muss nur ein Passwort festlegt oder ein Zertifikat erstellt werden.

Signatur

Über die Funktion „Signatur“ können wir am Ende des Dokuments eigenhändig unterschreiben. Je nach technischen Möglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen, können wir die Datei manuell signieren, digital anpassen oder importieren. Wir können den Kunden sogar bitten, ein PDF-Dokument zu signieren. Dazu müssen wir nur die Funktion aktivieren.

Fazit

Jeder, der bereits Erfahrung mit PDF-Dateien hat, wird mit den Eigenschaften und Werkzeugen vertraut sein. Für die meisten Funktionen gibt es ein separates Programm. In vielen Anwendungen werden aber auch Funktionen kombiniert, sodass eine Software für den alltäglichen Gebrauch größtenteils ausreicht. Auch für mobile Endgeräte gibt es viele Apps, mit denen Sie von überall aus Arbeiten können. PDF-Dokumente sind kaum mehr wegzudenken aus unserem Umgang mit Computern, den sie werden den wachsenden Bedürfnissen der Nutzer gerecht.

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