Wie man mit PDF-Dateien arbeitet

PDF-Dokumente erfreuen sich weltweit großer Beliebtheit, ob beruflich im Büro oder privat für Eintrittskarten – die Anwendungsvielfalt ist groß. Das liegt vor allem daran, dass das Format kaum Speicherplatz beansprucht und mit fast jedem Gerät geöffnet werden kann. Doch welche anderen Funktionen gibt es, wie kann man die Dateien exportieren, bearbeiten und schützen? Wir sagen Ihnen, wie Sie all das in Ihre Arbeit einfließen lassen können.

Die Abkürzung PDF steht für „Portable Document Format“ und wurde im Jahr 1993 von Adobe veröffentlicht. Ziel war es, ein von der Hard- und Software unabhängiges Format bereitzustellen. Ein solches Dokument kann sowohl aus Text als auch aus Bildern bestehen.

Das Layout hat immer eine einheitliche Visualisierung der Inhalte. Daher ist das Dateiformat auch nicht so einfach nachträglich zu bearbeiten wie eine Word-Datei. Die Grundlage des Dateiformates basiert darauf einen offenen Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten zu bilden.

Das Format ist für die gemeinsame Nutzung und Anzeige elektronischer Dokumente vorgesehen. Die Entwickler haben weitere wichtige Ziele in ihrer Arbeit verwirklichen wollen. Dazu gehört das die Dateien interaktive Funktionen bieten und Text und Bilder unabhängig von der Grafikauflösung anzeigen. Ebenso sollten Dokumente für die Webansicht optimiert werden.

Einer der wichtigsten Vorteile ist die Unabhängigkeit von Betriebssystem. Eine mit einer Windows-Anwendung erstellte PDF-Datei kann auf einem Macintosh-Rechner betrachtet und auf einem Linux-Server weiterverarbeitet werden.

Das bietet große Flexibilität, aber auch viele Zusatzfunktionen erleichtern unseren Arbeitsalltag. Benutzer haben direkten Zugriff auf die Seiten und können Dateien komprimieren, verschlüsseln und Formulare erstellen.

Darüber hinaus hat sich der elektronische Dokumentenaustausch zu einem Industriestandard entwickelt. (Ein Industriestandard ist ein technischer Standard, der von Industrieunternehmen und nicht von einem Normungsausschuss definiert wird.)

Das Dateiformat ist nicht nur in der Industrie weit verbreitet, sondern auch sehr beliebt zur Erstellung von Grafiken im Digitaldruck.

Auch private Organisationen, Behörden und Bildungseinrichtungen überarbeiten ihren Arbeitsalltag in dem sie Papierbasiert Prozesse gegen den elektronischen Informationsaustausch eintauschen.

Die Nutzer sind auch sehr begeistert, dass die meisten Programme und Funktionen kostenlos erhältlich sind. Nur einige Anwendungen, wie zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten, ist bei Adobe kostenpflichtig.

Viele Punkte sprechen für das Dateiformat. Bei der Verwendung ist jedoch zu beachten, dass wir ein Programm benötigen, um Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu konvertieren.

Zum Speichern einer PDF-Datei benötigen wir ein PDF-Erstellungsprogramm (PDF Writer). Diese Anwendung ist sehr einfach und leicht, dafür müssen wir nur das Programm installieren und konfigurieren. Nachdem die PDF-Datei heruntergeladen wurde, kann sie geöffnet und angezeigt werden.

Sollte es nun vorkommen, dass die Datei bearbeitet werden muss, beispielsweise weil eine Signatur fehlt oder andere Änderungen vorgenommen werden müssen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hierfür kann ein sogenanntes PDF-Bearbeitungsprogramm (PDF-Editor) hilfreich sein.

Die folgenden Optionen sind bei Benutzern sehr beliebt:

1. Eine PDF-Datei in Word bearbeiten

Bei dieser Option besteht der erste Schritt darin, die Datei in ein Word-Dokument zu konvertieren. Das kann mit einem PDF-Editor oder direkt mit der Word 2013- und Word 2016-Anwendungen gemacht werden.

1. Starten Sie Word und klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Öffnen“ und laden Sie das gewünschte Dokument hoch.
2. Das Programm weist den Benutzer darauf hin, dass die Konvertierung einige Sekunden dauern kann, was der Benutzer bestätigen muss.
3. Anschließend können Sie mit dem Dokument in Word arbeiten und es bearbeiten.

2. Eine PDF-Datei online bearbeiten

Für kleine Änderungen am Dateiformat eignen sich Online-Editoren. In den meisten Fällen sind diese kostenlos und einfach zu bedienen. Die Verarbeitungsmöglichkeiten sind jedoch sehr unterschiedlich. Einige Editoren erlauben nur oberflächliche Bearbeitungen, während andere das Dokument nur konvertieren, damit es dann zum Beispiel in Word oder Excel bearbeitet werden kann. Hier gilt es genau abzuwägen, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und sich dann nach der passenden Software umzusehen.

3. Google Doc

Wenn die ersten beiden Optionen nicht in Betracht gezogen werden, können wir Google Docs verwenden. Dazu muss keine zusätzliche Software installiert werden, das Programm kann direkt im Browser gestartet werden. Es wird lediglich ein Benutzerkonto benötigt, um die Funktionen von Google Docs zu nutzen. Wir können uns also direkt anmelden und mit der Bearbeitung beginnen.

1. Zuerst laden wir unsere Datei auf Google Drive hoch. Das ist eine Cloud, die es Benutzern erleichtern soll, Dateien zu speichern und zu teilen.
2. Sie können dann mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Datei und auf „Datei mit Google Docs öffnen“ klicken. Google Docs sollte sich nun automatisch öffnen und das Dokument anzeigen. Jetzt können Sie verschiedene Bearbeitungsoptionen ausprobieren
3. Wenn die Datei bearbeitet ist, können Sie die geänderte Datei in verschiedenen Formaten zum Speichern herunterladen.

Um einen Mitgliedsantrage oder einen Bestellzettel auszufüllen, eignen sich PDF-Formulare. Der Benutzer kann das Formular einfach ausfüllen und ausdrucken. Es kann jedoch vorkommen, dass wir selber ein ausfüllbares PDF erstellen und bearbeiten müssen. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. Wir können ein statisches oder ein interaktives Formular erstellen. Das interaktive Formular erleichtert das Ausfüllen und Sammeln von Formularinformationen. Außerdem kann es auf einem Computer ausgefüllt und über eine Internet- oder LAN-Verbindung übermittelt werden.