Die E-Mail-Kommunikation ist aus unserer modernen Welt nicht mehr wegzudenken. 80 Prozent der deutschen Bevölkerung nutzten 2021 diesen Weg, um Nachrichten auszutauschen. Gern werden auch Aufgaben per E-Mail versendet oder empfangen. Damit diese im Anschluss schnell und reibungslos organisiert werden können, empfiehlt es sich, das Aufgabenmanagement über Outlook zu erledigen. Das Programm gehört laut einer im August 2022 erhobenen Analyse zu den drei beliebtesten E-Mail-Clients weltweit.
Im Unternehmen, als Freiberufler oder beim privaten Schriftverkehr – Aufgaben werden per E-Mail versendet und müssen organisiert werden.
Im Geschäftsalltag landen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang. Bei jedem zweiten Berufstätigen sind es laut einer Umfrage mehr als 20 Nachrichten. 26 Prozent gaben an, 30 oder mehr E-Mails am Tag zu erhalten. Enthält nur die Hälfte davon eine oder mehrere Aufgaben, die erledigt werden sollen, kann die Organisation mit Stift und Papier zu einem Zettelchaos auf dem Schreibtisch führen.
Dieses Problem lässt sich mit einem intuitiven Tool zur Aufgabenbewältigung aus der Welt schaffen. Outlook bietet zu dem Zweck seine Aufgabenfunktion an. Diese enthält alle wichtigen Features, die für ein effizientes Aufgabenmanagement unerlässlich sind.
Das Tool funktioniert vollständig digital, sodass die gesamte Organisation bequem am Computer erledigt werden kann. Dabei profitieren die Nutzer von folgenden Vorteilen:
Da die Aufgabenfunktion von MS Outlook mit den anderen Microsoft-Programmen verknüpft ist, können diese sich gegenseitig ergänzen. Beispielsweise lassen sich Fertigstellungstermine auch im Outlook-Kalender eintragen oder Notizen aus MS OneNote in eine Aufgabendatei implementieren.
Um den Geschäftsalltag zu organisieren, sind Aufgabenlisten eine gute Unterstützung.
In allen Bereichen, in denen Aufgaben sortiert und verwaltet werden müssen, ist die Aufgabenfunktion von Outlook eine sinnvolle Ergänzung zu bereits bestehenden Organisationstechniken und Tools. Das Programm ermöglicht das Erstellen einzelner Aufgaben und ganzer Aufgabenlisten. Dementsprechend ist es für Privatpersonen, Freiberufler sowie Unternehmen unterschiedlicher Größe gut geeignet, um den Überblick über anstehende Arbeiten, deren Fortschritte und Deadlines zu behalten.
Die Vorteile des Aufgabenmanagement-Tools können anhand eines Beispiels gut erläutert werden:
Will ein Unternehmen seine Reichweite durch verschiedene Marketingstrategien stärken, kann es mit MS Aufgaben:
Für spezielle Aufgaben wie das High Volume E-Mail-Marketing kann Outlook mit professionellen Tools ergänzt werden. Mit deren Hilfe können:
Die Kombination aus der Aufgabenorganisation, der anderen Funktionen von MS Outlook und aufgabenspezifischen Tools optimiert Geschäftsprozesse in Sachen Effizienz und Effektivität.
Sie kennen die Trainerstunde nur vom Tennis, Golf oder anderen Sportarten? Dabei liegt es doch nahe, dass auch bei Outlook Themen ein Experte, den man fragen kann, der einem die spezielle Sache erklärt, von großem Nutzen sein kann.
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Outlook bietet mit seiner Aufgabenfunktion bereits ein multifunktionales Tool, um die Aufgabenorganisation im Unternehmen zu vereinfachen. Innerhalb des Programms gibt es weitere Abkürzungen, die im Geschäftsalltag wertvolle Zeit sparen. Bei diesen QuickSteps werden mehrere Aktionen gleichzeitig auf eine E-Mail-Nachricht angewendet. Dafür können die Nutzer automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, mit denen sie ihr Postfach schnell und unkompliziert verwalten.
Sinnvoll sind QuickSteps dementsprechend, wenn die Aufgabenstellung in einer E-Mail mehrere Schritte für die Aufgabenorganisation erfordert. Auch dieser Sachverhalt lässt sich einfach an einem Beispiel aus dem Sektor Marketing erklären:
Ein Unternehmen übermittelt seiner Marketingabteilung per E-Mail den Wunsch nach einem Produkttext, der am 15. des nächsten Monats vorliegen soll. Mit dem entsprechenden Produkt kennt sich Texter XY am besten aus, sodass dieser die Aufgabe übernehmen soll. Erhält nun der Leiter der Marketingabteilung die entsprechende Nachricht mit diesen Informationen, kann er mithilfe von Outlook:
Um diesen Vorgang zu beschleunigen, ist es sinnvoll, einen QuickStep zu erstellen. Dieser ermöglicht es beispielsweise, die Aufgabe automatisch zu öffnen und abzulegen. Im oben genannten Beispiel spart sich der Leiter der Marketingabteilung damit die Schritte 1 und 5. Er muss die Aufgabe lediglich weiterleiten und mit dem gewünschten Fälligkeitsdatum versehen.
Durch QuickSteps können Nachrichten noch schneller organisiert und entsprechend der darin enthaltenen Aufgaben verwaltet werden.
Für Standardschritte sind bereits QuickSteps in Outlook vorprogrammiert. Alternativ können sie abhängig von den individuellen Bedürfnissen selbst erstellt werden. Die standardmäßigen QuickSteps sind:
Verwenden Nutzer die QuickSteps zum ersten Mal, fordert das Programm sie dazu auf, sie anhand individueller Bedürfnisse zu konfigurieren. Beispielsweise können E-Mail-Adressen und Ordner gespeichert werden.
Für Standardschritte sind bereits QuickSteps in Outlook vorprogrammiert. Alternativ können sie abhängig von den individuellen Bedürfnissen selbst erstellt werden. Die standardmäßigen QuickSteps sind:
Verwenden Nutzer die QuickSteps zum ersten Mal, fordert das Programm sie dazu auf, sie anhand individueller Bedürfnisse zu konfigurieren. Beispielsweise können E-Mail-Adressen und Ordner gespeichert werden.
Outlook, speziell die Aufgabenfunktion sowie die darin integrierten QuickSteps, bedeuten für Unternehmen eine verbesserte Organisation, was wiederum zu einer Zeit- und Ressourcenersparnis führt.
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