Regeln, Kategorien oder Suchordner – was ist der Unterschied?
Alle drei Funktionen helfen dabei, E-Mails besser zu organisieren. Sie setzen jedoch an unterschiedlichen Stellen an.
| Funktion |
Was passiert? |
Besonders geeignet für |
| Regeln |
Outlook führt automatisch eine Aktion aus. |
Wiederkehrende Sortieraufgaben |
| Kategorien |
E-Mails werden gekennzeichnet. |
Projekte, Themen oder Prioritäten |
| Suchordner |
Passende E-Mails werden in einer zusätzlichen Ansicht zusammengefasst. |
Nachrichten aus verschiedenen Ordnern im Blick behalten |
Ein Beispiel: Newsletter können Sie mit einer Regel automatisch aus dem Posteingang verschieben. Wichtige Kunden-E-Mails können Sie mit einer Kategorie kennzeichnen. Möchten Sie alle ungelesenen oder kategorisierten Nachrichten unabhängig von ihrem Speicherort sehen, kann ein Suchordner hilfreich sein.
1. Mit Outlook-Regeln E-Mails automatisch sortieren
Eine Regel besteht vereinfacht aus zwei Elementen: Bedingung → Aktion. Zum Beispiel: Wenn eine Nachricht von einem bestimmten Newsletter-Absender kommt, dann verschiebe sie in den Ordner „Newsletter“. Damit übernimmt Outlook eine Aufgabe, die Sie sonst bei jeder neuen E-Mail von Hand erledigen müssten.
Regeln im neuen Outlook und in Outlook im Web erstellen
Im neuen Outlook für Windows (Outlook New) und in Outlook im Web finden Sie die Regeln unter: Einstellungen → E-Mail → Regeln. Wählen Sie Neue Regel hinzufügen und legen Sie anschließend fest:
- einen Namen für die Regel,
- die Bedingung und
- die gewünschte Aktion.
So können Sie beispielsweise alle Nachrichten eines bestimmten Absenders automatisch in einen ausgewählten Ordner verschieben.
Outlook online Trainerstunde: Fragen Sie einen Experten
Sie kennen die Trainerstunde nur vom Tennis, Golf oder anderen Sportarten? Dabei liegt es doch nahe, dass auch bei Outlook Themen ein Experte, den man fragen kann, der einem die spezielle Sache erklärt, von großem Nutzen sein kann.
Wir unterstützen Sie bei Ihrer individuellen Aufgabenstellung. Gemeinsam mit dem online Trainer lösen Sie Ihr Problem und erlernen dabei wichtige Outlook Kniffe.
Outlook Trainerstunde anfordern
Regeln im klassischen Outlook für Windows erstellen
Im klassischen Outlook können Sie besonders schnell eine Regel aus einer vorhandenen E-Mail erstellen:
Rechtsklick auf die E-Mail → Regeln → Regel erstellen
Für umfangreichere Regeln öffnen Sie:
Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten → Neue Regel
Der Regel-Assistent bietet zusätzliche Möglichkeiten, Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen festzulegen.
Praxis-Tipp:
Beginnen Sie mit wenigen Regeln für E-Mails, die Sie heute regelmäßig von Hand sortieren – beispielsweise Newsletter oder automatische Benachrichtigungen.
2. Mit Kategorien wichtige E-Mails schneller erkennen
Nicht jede E-Mail sollte automatisch aus dem Posteingang verschwinden. Gerade wichtige Nachrichten möchten Sie vielleicht weiterhin dort sehen und trotzdem schnell zuordnen können.
Dafür eignen sich Kategorien. Sie können beispielsweise Kategorien anlegen für:
- bestimmte Projekte
- Kunden
- Themen oder
- Prioritäten.
Eine Nachricht bleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort, erhält aber eine zusätzliche Kennzeichnung.
Kategorien im klassischen und neuen Outlook
Kategorien stehen sowohl im klassischen Outlook für Windows als auch im neuen Outlook für Windows (Outlook New) und in Outlook im Web zur Verfügung. Die Bedienung unterscheidet sich jedoch etwas.
In der Regel können Sie eine Nachricht auswählen und über Kategorisieren eine vorhandene Kategorie zuweisen oder Ihre Kategorien verwalten. Im klassischen Outlook finden Sie die Funktion beispielsweise im Menüband unter Start → Kategorisieren. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken.
Im neuen Outlook und in Outlook im Web können Kategorien ebenfalls direkt einer ausgewählten Nachricht zugewiesen und über die Kategorieverwaltung angelegt oder bearbeitet werden.
Praktisch: Kategorien lassen sich mit Regeln kombinieren. So kann Outlook beispielsweise Nachrichten eines bestimmten Absenders automatisch einer Kategorie zuordnen.
3. Mit Suchordnern E-Mails zusammenfassen, ohne sie zu verschieben
Suchordner funktionieren anders als normale E-Mail-Ordner. Sie enthalten keine zusätzlichen Kopien Ihrer Nachrichten. Stattdessen zeigen sie automatisch alle E-Mails an, die bestimmte Kriterien erfüllen. Ein Suchordner kann beispielsweise anzeigen:
- alle ungelesenen Nachrichten,
- E-Mails bestimmter Personen,
- gekennzeichnete Nachrichten oder
- Nachrichten mit einer bestimmten Kategorie.
Die eigentlichen E-Mails bleiben dabei in ihren ursprünglichen Ordnern. Das ist besonders praktisch, wenn Sie Nachrichten aus verschiedenen Ordnern in einer gemeinsamen Ansicht sehen möchten.
Im klassischen Outlook finden Sie in der Ordnerliste den Bereich Suchordner.
Über Neuer Suchordner stehen verschiedene vordefinierte Möglichkeiten zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Suchkriterien festlegen.
Und im neuen Outlook (Outlook New) und in Outlook im Web?
Hier gibt es einen wichtigen Unterschied: Die aus dem klassischen Outlook bekannten Suchordner stehen im neuen Outlook und in Outlook im Web nicht im gleichen Funktionsumfang zur Verfügung. Wenn Sie intensiv mit Suchordnern arbeiten, sollten Sie deshalb darauf achten, welche Outlook-Version Sie verwenden. Im neuen Outlook (Outlook New) und in Outlook im Web können Suche, Filter, Kategorien und andere Ansichten je nach Anwendungsfall als Alternative dienen.
Welche Funktion sollten Sie verwenden?
Die Entscheidung lässt sich häufig auf drei Fragen reduzieren:
- Soll Outlook die E-Mail automatisch bearbeiten? → Verwenden Sie eine Regel.
- Soll eine E-Mail sichtbar bleiben, aber leichter zugeordnet werden können? → Verwenden Sie eine Kategorie.
- Möchten Sie bestimmte E-Mails aus unterschiedlichen Ordnern in einer gemeinsamen Ansicht sehen? → Verwenden Sie im klassischen Outlook einen Suchordner.
Die Funktionen schließen sich dabei nicht gegenseitig aus. Im Gegenteil: Gerade die Kombination kann praktisch sein. So kann eine Regel eingehende Projekt-E-Mails automatisch kategorisieren. Ein Suchordner kann anschließend alle Nachrichten mit dieser Kategorie zusammen anzeigen – unabhängig davon, in welchem Ordner sie gespeichert sind.
Fazit
Nicht jede E-Mail muss von Hand organisiert werden. Ein übersichtlicher Posteingang bedeutet nicht, für jede Art von Nachricht einen eigenen Ordner anzulegen. Outlook bietet verschiedene Werkzeuge, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Regeln automatisieren wiederkehrende Arbeit, Kategorien schaffen Orientierung und Suchordner ermöglichen im klassischen Outlook zusätzliche dynamische Ansichten.
Welche Funktionen Sie nutzen können und wo Sie diese finden, hängt allerdings auch von Ihrer Outlook-Version ab. Gerade beim Wechsel vom klassischen Outlook für Windows zum neuen Outlook lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Unterschiede.
Starten Sie am besten mit einer einfachen Frage: Welche E-Mails sortiere, suche oder kennzeichne ich immer wieder auf die gleiche Weise? Genau dort können Regeln, Kategorien oder Suchordner Ihnen Arbeit abnehmen.
