Mit Makros in Excel arbeiten – wir zeigen Ihnen wie’s geht

Wer täglich mit Tabellenkalkulationen arbeitet, führt bestimmte Arbeitsschritte immer wieder aus:

• Einheitliches Format auswählen
• Seitenränder, Spalten- und Zeilenbreite einstellen
• Excel-Filter einfügen
• Externe Daten importieren

Wenn Sie mit Makros in Excel arbeiten, können Sie diese Aufgaben ganz simpel automatisieren. Bei den sogenannten Makros handelt es sich um eine von Ihnen festgelegte Reihenfolge aufgezeichneter Befehle, die Sie durch eine Tastenkombination oder wenige Klicks selbstständig durchführen lassen können. Möglich ist dieses Vorgehen allerdings nur bei einfachen, linearen Prozessen und nicht bei Wiederholungen oder Verzweigungen. In diesen Fällen wäre eine Programmierung mit Visual Basic for Applications (VBA, Excel VBA) notwendig, welche wiederum entsprechende Kenntnisse voraussetzt. Wir zeigen Ihnen in diesem Tutorial, wie Sie ohne VBA-Wissen mit Makros in Excel arbeiten und dadurch wertvolle Zeit einsparen.

In den meisten Excel-Versionen finden Sie die Makro-Funktion in der Registerkarte „Ansicht“ im Bereich „Makros“. Alternativ können Sie die Tastenkombination [Alt] + [F8] verwenden.

Manchmal müssen Sie Makros in Excel erst aktivieren, bevor Sie mit einer Aufzeichnung beginnen können. Dann ist es nötig, das sogenannte Entwicklertool hinzuzufügen. Dieses wird bei Excel nicht automatisch angezeigt. Die Funktion ist nicht nur für Makroaufzeichnungen nützlich, sondern ebenfalls wenn Sie andere Formulardaten hinzufügen wollen. Für den Aktivierungsprozess gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und anschließend auf „Optionen“.
2. Wählen Sie die Rubrik „Menüband anpassen“ aus.
3. Setzen Sie nun ein Häkchen bei „Entwicklertools“.

Ihrem Menü wird automatisch die Registerkarte „Entwicklertools“ hinzugefügt.

a) Makros in Excel erstellen und aufzeichnen

Für jede Tabelle das Format neu einstellen oder denselben Inhalt einfügen – dieses Vorgehen kostet nur unnötig Zeit, die Sie in andere Aufgaben investieren könnten. Wenn Sie stattdessen mit Makros in Excel arbeiten, können Sie diese Einstellungen mit nur einer Tastenkombination durchführen. Wir empfehlen Anfängern allerdings, zunächst mehrere kleine Makroaufzeichnungen zu erstellen und nicht direkt mit langen Prozessen zu beginnen.

1. Klicken Sie entweder in der Registerkarte „Entwicklertools“ im Bereich „Code“ oder in der Registerkarte „Ansicht“ auf „Makros“ und anschließend auf „Makros aufzeichnen“.

2. Ein neues Fenster öffnet sich:

• Makroname: Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung. Sobald Sie in Excel verschiedene Makros erstellen, erhöht dies die Übersichtlichkeit. Der Makroname muss mit einem Buchstaben beginnen. Leerzeichen sind nicht erlaubt.
• Tastenkombination: Achten Sie bei der Wahl der Tastenkombination darauf, eine nicht existierende Variante zu nehmen. Eine bereits bestehende wird sonst in dieser Arbeitsmappe überschrieben. Weiterhin bieten sich Großbuchstaben an, weil diese nicht vorvergeben sind.
• Makro speichern als: Sie haben die Wahl zwischen „Diese Arbeitsmappe“, „Neue Arbeitsmappe“ und „Persönliche Arbeitsmappe“. Die beiden ersten Varianten beschränken sich jedoch nur auf das aktuelle bzw. ein neu erstelltes Dokument. Arbeiten Sie mit verschiedenen Tabellen ähnlichen/gleichen Inhalts und wollen die Makros auf alle Excel-Tabellen erweitern, wählen Sie „Persönliche Arbeitsmappe“ aus. Daraufhin wird eine ausgeblendete Datei „Personal.xlsb“ erstellt. Dadurch können Sie die Makros in allen Excel-Tabellen verwenden.
• Beschreibung: Entscheiden Sie sich für eine treffende Beschreibung, mit der Sie auf einen Blick erkennen, um welche Makroaufzeichnung es sich handelt.

3. Bestätigen Sie den Vorgang mit „OK“.

Nehmen Sie anschließend die entsprechenden Einstellungen vor. Achten Sie darauf, sauber zu arbeiten. Denn die Makros in Excel übernehmen jeden von Ihnen ausgeführten Vorgang. Die Aufzeichnung beenden Sie, indem Sie entweder im „Entwicklertool“ oder unter „Ansicht“ auf den Tab „Aufzeichnung beenden“ klicken. Alternativ finden Sie unten in der Befehlsleiste ein kleines Quadrat, mit dem Sie den Vorgang ebenfalls beenden können.

Wichtig: Alle gespeicherten Befehle beziehen sich auf den von Ihnen festgelegten Bereich. Das stellt kein Problem dar, sobald die Tabellenkalkulationen über denselben Inhalt oder dasselbe Format verfügen. Ist dies allerdings nicht der Fall, sollten Sie den Vorgang nicht auf eine bestimmte Zelladresse beschränken.

Hinweis zur Makrosicherheit in Excel

Makros sind ein sehr hilfreiches Werkzeug zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Gleichzeitig können Makros jedoch auch missbraucht werden, um Schadcode auszuführen. Deshalb blockiert Microsoft Makros in vielen Fällen standardmäßig – insbesondere dann, wenn eine Datei aus dem Internet heruntergeladen oder per E-Mail empfangen wurde.

Beim Öffnen einer solchen Datei zeigt Excel eine Sicherheitswarnung an und verhindert zunächst die Ausführung der Makros. Erst wenn Sie bestätigen, dass die Datei vertrauenswürdig ist, werden die enthaltenen Makros aktiviert.

Wenn Sie regelmäßig mit eigenen Makrodateien arbeiten, kann es sinnvoll sein, einen vertrauenswürdigen Speicherort festzulegen. Dateien, die in diesem Ordner gespeichert sind, werden von Excel automatisch als sicher eingestuft und ihre Makros können ohne zusätzliche Sicherheitsmeldung ausgeführt werden.

Diese Einstellung finden Sie im Trust Center von Excel unter:

Datei → Optionen → Trust Center → Einstellungen für das Trust Center → Vertrauenswürdige Speicherorte

Auf diese Weise können Sie die Vorteile von Makros nutzen und gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit beibehalten.

b) Makro-Befehle ausführen

Ist die Aufzeichnung beendet, lohnt sich ein kleiner Testlauf. Dadurch können Sie die Makros in Excel auf Fehler überprüfen. Dabei gehen Sie zunächst wie bereits beschrieben vor. Klicken Sie jetzt allerdings auf „Makros anzeigen“. Es öffnet sich ein neues Fenster:

Sie sehen nun eine Liste aller von Ihnen erstellten bzw. gespeicherten Makros in Excel. Wählen Sie den gewünschten Makronamen aus und klicken Sie auf „Ausführen“.

Wichtig: Sie können bereits ausgeführte Makros in Excel nicht rückgängig machen. Daher empfehlen wir, die Arbeitsmappe vorher zu speichern. Sollten Sie einen Fehler feststellen, müssen Sie die Datei lediglich ohne zu Speichern schließen.

c) So bearbeiten Sie Makros in Excel

Bei manchen Vorgängen zeichnet die VBA den gesamten Dialog auf. Wenn Sie während einer Aufzeichnung zum Beispiel die Schriftgröße, -farbe oder –art ändern, führt Excel diesen Befehl immer aus. Dies kann eventuell Fehler verursachen. Wenn sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können entweder Makros aus der Liste löschen und von vorn beginnen. Oder Sie folgen unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung und bearbeiten den Prozess. Allerdings benötigen Sie dafür sowohl Englisch- als auch minimale Programmierkenntnisse.

1. Wählen Sie in der „Registerkarte“ die Funktion „Makros“ aus. Erneut öffnet sich das oben beschriebene Fenster. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.

2. Sie haben nun Zugriff auf den Visual-Basic-Editor:

In diesem Beispiel haben wir den oberen und unteren Seitenrand verkleinert, rechts und links hingegen vergrößert. Jede einzelne Handlung können Sie in dieser Liste problemlos einsehen.

3. Gehen Sie jede Zeile einzeln durch, bis Sie den Fehler gefunden haben.

4. Um ihn zu bearbeiten, können Sie den Befehl nicht löschen – allerdings von der Ausführung ausschließen. Dafür müssen Sie vor der Zeile ein Hochkomma bzw. einen Apostroph einfügen.

5. Anschließend speichern Sie die Datei. Der Fehler sollte nun behoben sein.

Leichter ist es, wenn Sie zum Beispiel die Tastenkombination ändern wollen. Dies ist mit einem Klick auf „Optionen“ möglich.