Microsoft 365 Copilot: Praxiswerkstatt

Microsoft 365 Copilot entfaltet seinen größten Nutzen dort, wo KI (Künstliche Intelligenz) konkrete Aufgaben im Arbeitsalltag unterstützt.

In diesem Kurs in Form einer Praxiswerkstatt arbeiten Sie deshalb nicht mit abstrakten Beispielen, sondern mit realistischen Anwendungsfällen aus typischen Unternehmenssituationen. Anhand verschiedener Szenarien lernen Sie, wie Sie Microsoft 365 Copilot gezielt einsetzen und unterschiedliche Anwendungen und KI-Funktionen sinnvoll miteinander verbinden.

Im Mittelpunkt stehen fünf praxisnahe Anwendungsbereiche:

1. Intelligente E-Mail- & Kommunikationsassistenz
2. Wissensarbeit & Dokumentenanalyse
3. Datenanalyse & Entscheidungsunterstützung
4. Automatisierung & Copilot-Agenten
5. Content erzeugen & Präsentationen erstellen

Sie bearbeiten konkrete Aufgabenstellungen, entwickeln passende Prompts und lernen, die Ergebnisse von Copilot gezielt zu prüfen und zu optimieren.

Dabei geht es nicht nur darum, einzelne Funktionen kennenzulernen, sondern Microsoft 365 Copilot sinnvoll in typische Arbeitsprozesse einzubinden und konkrete Ergebnisse zu erzielen.

So erfahren Sie praxisnah, wie Copilot Sie bei alltäglichen und komplexeren Aufgaben unterstützen kann – von der Kommunikation und Informationsaufbereitung über die Datenanalyse bis hin zur Automatisierung und Content-Erstellung.

Voraussetzung: Microsoft 365 Copilot Lizenz  

Use Case 1: Intelligente E-Mail- & Kommunikationsassistenz

• Szenario: Terminverschiebung bei einer Kundenveranstaltung
• Ein Unternehmen muss kurzfristig eine geplante Kundenveranstaltung verschieben. Die Teilnehmer wurden bereits eingeladen, Räume wurden reserviert und Dienstleister beauftragt.
• Die Aufgaben sind:
  • Die ursprüngliche Information analysieren 
  • Eine professionelle Kundeninformation formulieren
  • Unterschiedliche Versionen für Kunden, interne Mitarbeitende und Dienstleister erstellen
  • Tonalität an die jeweilige Zielgruppe anpassen
  • Häufige Rückfragen der Teilnehmer vorwegnehmen
  • Eine kurze FAQ für Rückfragen erstellen

Use Case 2: Wissensarbeit & Dokumentenanalyse

• Szenario: Gesundheitsförderung im Unternehmen
• Ein Unternehmen möchte seine Mitarbeitenden aktiv bei Gesundheit, Prävention und Vorsorge unterstützen. Hierfür sollen bestehende Angebote analysiert, zusätzliche Maßnahmen recherchiert und ein verständliches Informationsangebot entwickelt werden.
• Die Aufgaben sind:
  • Informationen aus verschiedenen Quellen recherchieren und zusammenführen
  • Inhalte verständlich und praxisnah aufbereiten
  • Komplexe Informationen auf die wesentlichen Aussagen reduzieren
  • Empfehlungen nachvollziehbar begründen 
  • Ergebnisse in einer professionellen und adressatengerechten Form präsentieren 

Use Case 3: Datenanalyse & Entscheidungsunterstützung

• Szenario: Excel-Auswertung zur Unterstützung von Entscheidungen
• Die Teilnehmenden erhalten eine Excel-Datei mit Beispieldaten, zum Beispiel zu Umsatz, Kosten, Projektstatus oder Umfrageergebnissen. Ziel ist es, die Daten mit Copilot zu analysieren, wichtige Erkenntnisse abzuleiten und daraus eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu erstellen.
• Die Aufgaben sind:
  • Excel-Daten analysieren 
  • Übersicht wichtiger Kennzahlen 
  • Auffälligkeiten in den Daten erkennen 
  • Trends und Entwicklungen beschreiben 
  • Mögliche Ursachen für Abweichungen ableiten 
  • Ergebnisse verständlich zusammenfassen 

Use Case 4: Automatisierung & Copilot-Agenten

• Szenario: Mehrsprachige Sicherheits- und Notfallanweisungen automatisiert erstellen
• Ein Unternehmen benötigt verständliche Checklisten und Arbeitsanweisungen für verschiedene Notfallsituationen. Die Inhalte sollen für alle Mitarbeitenden leicht verständlich, barrierefrei und mehrsprachig verfügbar sein.
• Die Aufgaben sind: 
  • Verwendung einfacher und verständlicher Sprache 
  • Verzicht auf Fachbegriffe und komplexe Formulierungen 
  • Berücksichtigung von Kriterien der Barrierefreiheit 
  • Unterstützung der Inhalte durch geeignete Piktogramme 
  • Ausgabe in Deutsch, Englisch und Türkisch 
  • Einheitliche Struktur und Gestaltung aller Dokumente 

Use Case 5: Content erzeugen und Präsentationen erstellen

• Szenario: Ergonomisches Arbeiten im Büro und Homeoffice
• Das Unternehmen möchte seine Mitarbeitenden für ergonomisches Arbeiten sensibilisieren und das Bewusstsein für gesundes Arbeiten im Büro und Homeoffice stärken. Hierfür soll eine Informationskampagne inklusive Präsentation für Mitarbeitende entwickelt werden.
• Die Aufgaben sind: 
  • Empfehlungen und Best Practices zum ergonomischen Arbeiten recherchieren 
  • Anforderungen an ergonomische Arbeitsplätze im Büro und Homeoffice zusammentragen 
  • Inhalte für eine interne Informationskampagne entwickeln und  verständlich aufbereiten 
  • Eine Präsentation für Mitarbeitende erstellen 
  • Praxistipps und konkrete Handlungsempfehlungen für den Arbeitsalltag ableiten